Wie erfassen Sie aktuell Ihre Arbeitszeiten? Per Stechuhr, in einer Excel-Tabelle oder online mit einer Software? Oder gibt es in Ihrem Unternehmen gar keine Zeiterfassung?
Bis dato waren alle oben genannten Szenarien in Deutschland möglich. Denn es gab hierzulande keine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
Im September letzten Jahres hat sich dies geändert. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) urteilte in der höchsten Instanz, dass die Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen in Deutschland Pflicht ist. Und zwar ab sofort.
Nach der Veröffentlichung der schriftlichen Urteilsbegründung im Dezember 2022 will die Bundesregierung nun handeln. Voraussichtlich noch im ersten Quartal diesen Jahres soll ein entsprechender Gesetzesentwurf vorgelegt werden. Eine Zeitenwende – auch für Unternehmen im Einzelhandel und Gastgewerbe.
Was bedeutet die Pflicht zur Zeiterfassung für Unternehmen konkret und was müssen Sie jetzt unbedingt beachten, um nicht plötzlich von einer gesetzlichen Verankerung überrascht zu werden? Das erfahren Sie in diesem Artikel.
Stechuhr-Urteil & systematische Arbeitszeiterfassung – Was ändert sich?
Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle EU-Unternehmen dazu verpflichtet sind, eine verlässliche, objektive und zugängliche Lösung zur systematischen Erfassung der Arbeitszeiten einzuführen. Die Idee: Ausufernde Überstunden sollten künftig eingedämmt und festgelegte Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden.
In Deutschland ist auf der politischen Ebene seit dem EuGH-Urteil jedoch nichts passiert. Obwohl die gesetzliche Verankerung des Stechuhr-Urteils im Koalitionsvertrag der Ampelregierung festgehalten ist, musste bisher ausschließlich Mehrarbeit und Sonntagsarbeit dokumentiert werden. Bis jetzt.
Denn nun ist das BAG in höchster Instanz vorgeprescht. Im September letzten Jahres beschloss es im Grundsatzurteil (1ABR 22/21), die sofortige Gültigkeit der Pflicht für alle deutschen Unternehmen. Auch ohne die Ausgestaltung durch den deutschen Gesetzgeber.
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Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Diese Stechuhr-Regeln gelten jetzt
Doch wie genau sollen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Angestellten fortan erfassen? Das war für lange Zeit unklar. An diesem Wochenende kam nun endlich die lang ersehnte schriftliche Urteilsbegründung.
Hier sind die wichtigsten Punkte kurz zusammengefasst:
- Aktive Zeiterfassung: Unternehmen müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Angestellten erfassen. Eine bloße Bereitstellung eines Zeiterfassungssystems reicht ab sofort nicht mehr aus.
- Ab wann: Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt ab jetzt. Es gibt keine Übergangszeit. „Arbeitgeber, die die Arbeitszeit bisher nicht erfassen, sollten ihre Mitarbeiter jetzt zur Selbstaufzeichnung der Arbeitszeit verpflichten“, rät Gerhard Kronisch, Fachanwalt für Arbeitsrecht auf LinkedIn.
- Welches Zeiterfassungssystem: Wie genau Unternehmen die Zeit erfassen müssen, wird nicht definiert. Hier haben die Unternehmen also einen Gestaltungsspielraum. Dennoch gehen Experten davon aus, dass eine manuelle Erfassung künftig zu anfechtbar sein wird.
- Mindestanforderung: Das System zur Zeiterfassung muss verlässlich, objektiv und zugänglich sein. Zudem müssen die Unternehmen mindestens Beginn, Dauer und Ende der geleisteten Arbeitsstunden erfassen.
- Verankerung in das Gesetz: Die Regierung muss das Arbeitsschutzgesetz jetzt anpassen. Erst dann müssen Unternehmen bei Verstößen mit Bußgeldern rechnen.
Die größte Aufgabe hat nun die Bundesregierung. Denn der Gesetzgeber ist nach wie vor in der Pflicht, das Arbeitszeitgesetz gemäß dem Stechuhr-Urteil vom EuGH anzupassen. Aktuell mit noch weitaus größerem Druck aus der Öffentlichkeit als zuvor. Denn seit September ist sie im Zugzwang.
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Diese 3 Dinge müssen Sie jetzt unbedingt beachten
Um von einer gesetzlichen Verankerung nicht überrascht zu werden und etwaige Bußgelder zu vermeiden, ist es ratsam, sich schon jetzt nach einer passenden Lösung umzuschauen. Immerhin will die Bundesregierung infolge des Urteils vom BAG bald einen Vorschlag für ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung vorlegen.
„Im Anschluss, voraussichtlich im ersten Quartal 2023 soll dann ein Gesetzesvorschlag folgen.“
Sprecher von Bundesarbeitsminister Hubertus Heil; Funke Mediengruppe
Bei der erfolgreichen Auswahl sind insbesondere die folgenden drei Punkte hilfreich:
1. Sofortige Zeiterfassungspflicht: Wer muss jetzt handeln?
Bis dato war es hierzulande gesetzlich verpflichtend, Mehrarbeit und Sonn- oder Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Mit der aktuellen Rechtsprechung ändert sich dies. Ab sofort muss die gesamte geleistete Arbeitszeit systematisch erfasst werden.
Um dies problemlos umsetzen zu können, sollten sich Betriebe ohne Zeiterfassungssystem nun proaktiv nach einer passenden Lösung umschauen. Denn so können etwaige Bußgelder in Zukunft zu vermieden werden.
Doch auch wenn Sie bereits über ein System zur Arbeitszeiterfassung verfügen, ist es ratsam, dieses proaktiv auf den Prüfstand zu stellen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie zum Zeitpunkt der gesetzlichen Verankerung über eine rechtskonforme Lösung verfügen.
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2. Systematische Dokumentation: Was ist wichtig?
In den letzten Monaten gab es einen großen Aufschrei in Deutschland. Kommt jetzt die traditionelle Stechuhr wieder zurück? Die klare Antwort: Nein. Schließlich gibt es heutzutage zahlreiche moderne Möglichkeiten für eine präzise und rechtskonforme Zeiterfassung.
Egal ob Excel-Tabelle, Stift und Papier oder moderne Softwarelösung. Alles ist möglich. Die einzige Anforderung: Sie müssen den Kriterien des EuGH entsprechen:
- Verlässlich: Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt zuverlässig. Manipulationen sind ausgeschlossen.
- Objektiv: Das System ermöglicht all Ihren Angestellten, die geleistete Arbeitszeit objektiv nachzuverfolgen.
- Zugänglich: Ihre Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, die Dokumentation zu jeder Zeit einzusehen und wenn nötig als Nachweis zu nutzen.
3. Die Idee: Mehr Transparenz durch Zeiterfassung
Doch warum wurde die Pflicht überhaupt eingeführt? Um einen besseren Arbeitnehmerschutz zu gewährleisten. Schließlich soll Arbeitnehmervertretungen so dabei geholfen werden, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes besser zu kontrollieren. Übermäßige Überstunden sollen in Zukunft besser verhindert und gesetzliche Höchstgrenzen eingehalten werden.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie direkt eine aufwendige und kostenintensive On-Premise-Lösung einführen müssen. Schließlich vereinen intelligente Workforce-Management-Lösungen alle personalbezogenen Funktionen wie Dienstplan, Stundenzettel und Stempeluhr in einer rechtskonformen Anwendung.
Das hat zahlreiche Vorteile. So ist eine digitale Arbeitszeiterfassung dank automatisierter Datenübermittlung und standortspezifischer Regeln beispielsweise weniger fehleranfällig. Zudem können Mitarbeitenden selbstständig per App oder stationär ein- und ausstempeln. Das Ergebnis: eine weitaus zufriedenere, eingebundenere und motiviertere Belegschaft.
Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Die Situation in anderen Ländern
Arbeitszeiterfassung in der Schweiz
In der Schweiz hat das Stechuhr-Urteil des EuGH für weitaus weniger Aufmerksamkeit gesorgt. Denn das Schweizer Arbeitsrecht schreibt schon seit Langem für alle ansässigen Unternehmen eine bindende Verpflichtung zur Zeiterfassung vor.
Dabei ist es den Unternehmen freigestellt, wie sie die Arbeitszeiterfassung registrieren. Sei es online oder per App, mittels Excel-Tabelle oder händisch mit Stift und Papier. Auch ob die Erfassung durch das Unternehmen oder die Angestellten selbst erfolgt, können sie frei entscheiden.
Arbeitszeiterfassung in Österreich
Auch in Österreich ist die Zeiterfassungspflicht seit längerer Zeit im Arbeitszeitgesetz verankert. Ebenso wie in der Schweiz ist es den Unternehmen dabei freigestellt, welche Partei die Dokumentation vornimmt. Dabei haben alle Angestellten zu jeder Zeit das Recht, Einblick in die registrierten Arbeitszeiten zu erhalten.
Weiterhin sieht das österreichische Arbeitsrecht keine konkrete Form vor, in der die Arbeitszeiterfassung zu erfolgen hat. Egal ob in Papierform, Excel oder einer Software zur Arbeitszeiterfassung – alles ist möglich.
Software für Arbeitszeiterfassung: Mit wenigen Klicks rechtskonform werden
Mit unserem digitalem Zeiterfassungs-Tool tamigo Touch werden Sie im Nu EuGH und BAG-konform, ohne dabei die Beziehungen zu Ihren Mitarbeitenden zu riskieren. Denn wir bieten Ihnen eine verlässliche, objektive und zugängliche Methode zur Arbeitszeiterfassung, die gleichzeitig Ihren personalbezogenen Aufwand minimiert.
Mit unserer digitalen Stempeluhr können sich Ihre Mitarbeitenden selbstständig per Smartphone oder stationär ein- und ausstempeln. Minutengenaue ortsspezifische Zeiterfassung und unternehmensspezifischen Rundungsregeln stellen dabei stets sicher, dass Sie ausschließlich für tatsächlich geleistete Stunden zahlen.
Mit unseren intelligenten Automatisierungen und individuellen Konfigurationsmöglichkeiten verabschieden Sie sich zudem von fehleranfälligem manuellen Zettelchaos und zeitfressendem Verwaltungsaufwand. Das Beste: Sie und Ihre Mitarbeitenden finden all diese Möglichkeiten direkt in der Hosentasche. Denn die tamigo-App vereint alle Workforce-Management-Dimensionen wie Stempeluhr, Schichtplan und Chat an einem benutzerfreundlichen Ort.
Das Resultat: nachhaltig optimierte Personalkosten und eine zufriedene sowie eingebundene Belegschaft.
Arbeitszeiterfassung ist Pflicht – So handeln Sie proaktiv
Sie sind sich unsicher, welche Funktionen Sie für eine EuGH- und BAG-konforme Arbeitszeiterfassung benötigen? Sie wissen nicht, welches System, das passende für Sie und Ihr Unternehmen ist? Sie möchten mehr zu den möglichen Schritten einer Systemaufrüstung erfahren? Kein Problem! Unsere Expert:innen beraten Sie gern zu Ihren individuellen Anforderungen und Möglichkeiten.
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