Angesichts des immer gravierender werdenden Fachkräftemangels und kostspieliger Ineffizienzen setzt die Hotelbranche aktuell auf neue Arbeitsweisen – unterstützt durch cloudbasierte Software-Lösungen.
Um mehr über diesen digitalen Wandel zu erfahren, haben wir mit drei unserer tamigo-Experten gesprochen. Sie alle verfügen über umfangreiche Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Hotelgruppen und -ketten in ganz Europa.
Erfahren Sie, wie digitale Hotelsoftware dem Gastgewerbe hilft, die Kundenerfahrung zu verbessern, die täglichen operativen Abläufe zu optimieren und den Geschäftserfolg zu steigern.
In den letzten Jahren hat sich die Investition in cloudbasierte Software-Lösungen rasant beschleunigt. Dabei war insbesondere die Coronapandemie ein wichtiger Treiber. Schließlich wurden Unternehmen in dieser Zeit massiver Umwälzungen dazu angespornt, neue Effizienzen und Wege zu finden, um mit einem Kundenstamm in Kontakt zu treten, dessen Prioritäten sich stark verschoben haben.
Eine Branche, die an der Spitze dieses digitalen Wandels steht, ist das Gastgewerbe.
Es wird geschätzt, dass der Markt für Hotel Management Software und Gastgewerbesoftware von 2022 bis 2027 um 1.176,2 Millionen USD wachsen wird. Auf Europa fallen dabei ganze 34 Prozent des Wachstums.
Das Ausmaß und die Dauer der Pandemie führen aktuell zu einem nachhaltigen Wandel in der Art und Weise, wie Reise- und Gastgewerbeunternehmen ihr operatives Geschäft planen, verwalten und betreiben.
David Peller, Managing Director, Travel & Hospitality, Amazon Web Services, Inc.
Von außen betrachtet sind die Neuerungen zwar vor allem im Bereich der kundenorientierten Technologie offensichtlich. Man denke nur an den kontaktlosen Check-in oder die Vorabmöglichkeiten zur Personalisierung des Aufenthalts. Doch auch für die Mitarbeitenden der Branche ist die Digitalisierung der Betriebsabläufe ein bedeutender Schritt.
Worin bestehen nun diese neuen Arbeitsweisen und verstärkten Investitionen in Hotelsoftware
Für größere Hotelketten und -gruppen kann das von ihnen eingesetzte technologische Ökosystem sehr umfangreich sein. Da gibt es beispielsweise das Property Management System (PMS), die Lohnbuchhaltung und das Hotelverwaltungssystem (HMS) – um nur einige zu nennen.
Alfonso Franch, tamigos Country Manager in Spanien, arbeitet seit langer Zeit eng mit großen Hotelbetreibern zusammen, darunter die Hotelgruppe Barceló. Dabei hat er insbesondere einen Bereich gesehen, in dem Software eine entscheidende Rolle spielen muss: der tägliche operative Betrieb.
Um den Grund dafür herauszufinden, können Sie sich das nachfolgende Video anschauen. Oder Sie lesen einfach das Transkript.
Transkript (zur besseren Lesbarkeit bearbeitet):
„Ein wichtiger Trend, den wir bei tamigo beobachten, ist, dass die Zentralen aktuell auf der Suche nach den richtigen Tools für ihre Kunden sind – bspw. um schnell einchecken zu können. Sie müssen sich jedoch auch mit operativen Tools befassen.
Die Zentralen verfügen in der Regel zwar über ein gutes ERP- oder HRM-System, um die Situation ihrer Hotels aus der HQ-Perspektive zu überblicken. Doch was ist mit den Hotelangestellten vor Ort? Auch sie benötigen die richtigen technologischen Hilfsmittel.
Bei tamigo befassen wir uns mit der Kluft, die zwischen den Tools der Zentrale, wie HCM und ERP, und dem realen Arbeitsleben besteht, das die Mitarbeitenden jeden Tag leben. Wenn es also darum geht, den täglichen Betrieb zu managen, ist tamigo eine hervorragende Lösung für Hotels.“
Der ‘tägliche operative Betrieb’ ist dabei für alle Hotelangestellten grundverschieden. Immerhin sind die Aufgaben eines General Managers anders als die der Angestellten an der Rezeption oder im Restaurant.
Moderne Workforce Management Software für Hotels beachtet dies und hält für jede Position die passenden Tools bereit. Und das auf einer zentralen, cloudbasierten Plattform.
Dabei zählen für General Manager, Hotelmanager und Abteilungsleitungen datengestützte Dienstpläne und akkurate Stundenzettel zu den wichtigsten Funktionen. Für Festangestellte sind hingegen der einfache Schichttausch und Dienstpläne in Echtzeit von großem Vorteil. Die Mitarbeitenden in der Zentrale können wiederum die kennzahlengestützte Berichterstattung nutzen, um einen präzisen Überblick über die Personalkosten und Fluktuation der einzelnen Hotels zu erhalten.
Unsere Experten hatten noch mehr über WFM Software zu sagen. Lassen Sie uns eintauchen.
Es gibt viele Gründe, warum eine Workforce Management Software im Mittelpunkt der digitalen Transformation von Hotels stehen sollte. Unsere Experten haben insbesondere drei hervorgehoben: eine präzisere Personalplanung, basierend auf Kennzahlen, verbessertes Mitarbeiterengagement sowie vorschriftsmäßige Zeit- und Anwesenheitserfassung.
Hoteliers können die Personalplanung weitgehend auf größere saisonale Schwankungen ausrichten. Darüber hinaus kann es jedoch schnell zu einem schwarzen Loch an Daten kommen.
Kennzahlen (KPIs) helfen dabei, Licht ins Dunkel zu bringen. Sie liefern Schichtmanagern bereits während der Planung Echtzeitinformationen über Buchungen, Restaurantreservierungen und vieles mehr. So können sie die reale Nachfrage deutlich besser einschätzen und bedienen.
Wouter Lemckert ist tamigos Country Manager in den Niederlanden. Im Rahmen seiner Arbeit mit Marken wie Fletcher Hotels, welche 110 Standorte betreiben, hat er aus erster Hand erlebt, wie Kennzahlen zu effizienteren Dienstplänen führen:
Transcript (edited for clarity):
„Prognosen zu erstellen ist immer schwierig – vor allem im Gastgewerbe. Für die Gäste gibt es meist ein großes Maß an Flexibilität. Sie können ihre Buchung z. B. noch einen Tag vorher stornieren. Die Hotels müssen ihren Dienstplan jedoch bereits ein oder zwei Wochen im Voraus erstellen. Demzufolge gibt es eine Diskrepanz, weswegen es sehr schwierig ist, zu wissen, was man zu erwarten hat.
Bei tamigo arbeiten wir mit all Ihren Daten zusammen: mit dem PMS-System, dem F&B- und POS-System und vielen mehr. Wenn Sie nach 15:00 Uhr mehr Check-ins als üblich haben, dann benötigen Sie eine zusätzliche Person an der Rezeption. Oder Sie sehen, dass 200 Gäste frühstücken werden. Das bedeutet, dass Sie zwei Mitarbeitende einsetzen können. Wenn es jedoch 300 Gäste sind, müssen Sie anders planen.
Unsere Kunden lieben diese Art von Kennzahlen. Vor allem die General Manager. Immerhin können sie so sehen, auf welchen Daten ihre Abteilungsleitungen die Planung aufbauen – und ob sie zu wenig oder zu viel Personal einplanen.“
Was sind die beliebtesten Kennzahlen für Hotels, die in tamigo verwendet werden? Hier sind einige, auf die sich unsere Kunden konzentrieren:
Erfahren Sie mehr über KPI- und Berichtsfunktionen in tamigo.
Die Sicherstellung einer exzellenten Kundenerfahrung ist das oberste Ziel aller Hoteliers. Schließlich können bereits ein paar negative Bewertungen auf Seiten wie etwa booking.com einen großen Einfluss auf das Geschäft haben.
Um dies zu gewährleisten, benötigen Sie zufriedene und motivierte Angestellte. Dabei gibt es unzählige Wege, dies zu erreichen. Allerdings sollte es eine Priorität sein, ihnen eine partizipative Dienstplanung zu ermöglichen. Denn die Coronapandemie sorgte dafür, dass Work-Life-Balance für viele Mitarbeitenden unglaublich wichtig geworden ist — der Mangel dieser ist der Hauptgrund für die Fluktuation.
tamigos Implementation Specialist Ines Mourão Balsa ist sich sicher, dass smarte Tools für das Management des Arbeitsalltags der Schlüssel für die Verbesserung des Mitarbeiterengagements sind. Nachfolgend erklärt sie, wie die tamigo-App genau dabei unterstützt:
Transkript (zur besseren Lesbarkeit bearbeitet):
„Man kann einen Schichttausch mit Kolleg:innen beantragen, sich auf freie Schichten bewerben, zusätzliche Einsätze annehmen und Urlaub beantragen. So hat jede Person eine aktive Rolle.
Die Mitarbeitenden warten nicht mehr nur darauf, Informationen von oben herab zu erhalten. Sie spielen eine ebenso wichtige Rolle wie die Mitarbeitenden in der Zentrale.“
Die Benutzerfreundlichkeit hatte für uns bei tamigo von Beginn an oberste Priorität. Wir wollten den Mitarbeitenden in den einzelnen Hotels eine einfache und angenehme Möglichkeit bieten, ihre Arbeitszeiten, Urlaube und Mitteilungen zu erfassen.
Schließlich fühlen sich die Angestellten mit intuitiven Möglichkeiten zur Verwaltung ihres Tagesablaufs deutlich sicherer und können ihr Privatleben besser planen. Zudem können sie all dies bequem vom Handy aus erledigen – ein großes Plus.
Zu den größten Vorteilen der tamigo-App zählen:
Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie Ihr Hotelpersonal mit der tamigo-App einbinden können.
Hotels in ganz Europa haben die neuen EU-Vorschriften zur Zeiterfassung im Hinterkopf. Die Richtlinie verlangt eine "objektive, verlässliche und zugängliche" Art der Erfassung der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden.
Für Hotelgruppen und -ketten ist die Digitalisierung der Zeiterfassung eindeutig der beste Weg, um diese drei Bedingungen in großem Umfang zu erfüllen. Welchen Ansatz Sie dafür genau wählen, hängt dabei insbesondere von Ihrem Budget und den vorhandenen Lösungen ab (z. B. Stechuhren vor Ort).
Doch wie auch immer Sie die Stunden registrieren, tamigo erfasst diese Daten und stellt sicher, dass sie stets korrekt aufgezeichnet werden. Wie dies gelingt? Durch die nahtlose Integration mit Ihrer bevorzugten Zeiterfassungslösung.
Transkript (zur besseren Lesbarkeit bearbeitet):
„Unsere Philosophie ist, dass das Ein- und Ausstempeln ein Mittel zum Zweck ist. Sie können es direkt über die tamigo-App machen. Sie können es in Ihrem POS tun. Sie können es auf Tablets im Gebäude erledigen. Sie können es auch mit biometrischen Geräten machen. Uns ist das egal!
Viel wichtiger ist, dass alle Daten aus allen Ihren Hotels in ein übersichtliches System einfließen, das alles berücksichtigt, was sich am Ende des Monats auf die Gehaltsabrechnung auswirkt. Das ist, was wichtig ist.“
Wie Alfonso erwähnt, bietet tamigo eine Stempeluhr in der App. Sie heißt Touch und macht das Ein- und Ausstempeln so selbstverständlich wie das Scrollen auf Instagram.
Außerdem verfügt sie über zusätzliche Sicherheitsfunktionen, um die Echtheit der Zeiterfassungen zu gewährleisten. Dazu gehören SSO und Geofencing, mit dessen Hilfe Ihre Mitarbeitenden Ihre Arbeitszeiten ausschließlich in einem bestimmten Radius um den Arbeitsplatz erfassen können.
Noch besser: Touch kann auch als Stempeluhr vor Ort verwendet werden! Sie können die Lösung problemlos auf Tablets oder PCs in Ihren Hotels einsetzen.
Und unabhängig davon, ob Sie Touch oder eine andere Lösung verwenden, sorgt tamigo dafür, dass Ihre Daten reibungslos in den digitalen Stundenzettel einfließen. So müssen Ihre Manager nie wieder die Stundenzettel aller Mitarbeitenden auf Papier einsammeln und mühevoll auswerten.
Um all diese Vorteile zu nutzen, muss die Workforce-Management-Software von tamigo nahtlos mit dem Rest Ihres technischen Ökosystems zusammenarbeiten.
Deshalb bieten wir eine breite Palette von Plug-ins sowie maßgeschneiderte Integrationen über unsere offene API an. Besonders für größere Hotelgruppen, die in verschiedenen Märkten tätig sind und Daten aus unterschiedlichen Payroll-, Reservierungs- oder HR-Systemen zentralisieren müssen, ist dies ein großer Vorteil.
Alfonso hebt hervor, dass die Fähigkeit zur Integration der Kerntechnologie ein Muss für jedes Hotel ist – und für jede Workforce Management Software.
Transkript (zur besseren Lesbarkeit bearbeitet):
„Verknüpfungen über die API sind absolut notwendig. Wir müssen uns mit der Payroll integrieren. Wir müssen uns mit HCM-Systemen integrieren. Wir müssen uns mit biometrischen Geräten integrieren. Wir müssen uns mit Business-Intelligence-Systemen integrieren. So können wir die Daten bereitstellen, die wir über die Angestellten generieren. Zudem müssen wir uns mit den Verkaufssystemen integrieren, um auch von ihnen die relevanten Daten zu erhalten. Wir müssen mit allem verknüpft sein.
Unsere Technologie und die Technologie der anderen Anbieter sollten diese Verbindung bereitstellen. Wenn man nicht vernetzt ist, ist man aus dem Ökosystem, das die Hotels gerade aufbauen, einfach raus.“
Möchten Sie wissen, warum Hotelgruppen wie 25hours Hotels, Barceló und Marriott tamigo für die Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung einsetzen? Besuchen Sie unsere Informationsseite für Hotels, um mehr zu erfahren.