Präzise Arbeitszeiterfassung bietet Ihrem Hotelbetrieb viele Vorteile. Gleichzeitig sorgt sie dafür, dass Sie die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht zur Zeiterfassung einhalten. Doch welches Zeiterfassungssystem ist das richtige für Ihre Hotels?
In diesem Artikel zeigen wir die gängisten Methoden zur Zeiterfassung in Hotels. Von Arbeitszeiterfassung-Apps bis zu manuellen Methoden. Zudem helfen wir Ihnen, das richtige Zeiterfassungssystem für Ihr Hotel auszuwählen.
Hotels sind geschäftige Orte. Sie sind rund um die Uhr im Betrieb, um den Bedürfnissen der Gäste gerecht zu werden. Dafür beschäftigen sie zahlreiche Angestellten in verschiedenen Abteilungen – von F&B bis Housekeeping.
Die Arbeitsabläufe und Dienstpläne der einzelnen Abteilungen sind meist grundverschieden. Und dennoch müssen sie als Einheit funktionieren. Denn nur so kann eine optimale Rentabilität und Gästezufriedenheit gewährleistet werden. Genau das macht eine genaue Arbeitszeiterfassung zu einem wertvollen Instrument für Ihre Hotelmanager.
Zu den zahlreichen Vorteilen der Arbeitszeiterfassung gehören:
Neben den vielen Vorteilen der genauen Zeiterfassung wird sie in immer mehr europäischen Ländern zur Pflicht. 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Unternehmen künftig ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem benötigen.
Das Urteil erfolgte als Reaktion auf die Klage einer spanischen Gewerkschaft. Diese kritisierte, dass eine unzureichende Zeiterfassung die Rechte ihrer Mitglieder gemäß der EU-Arbeitszeitrichtlinie verletze.
Viele Länder, darunter Spanien und Österreich, haben das Urteil daraufhin in nationales Recht umgesetzt. Auch die deutsche Bundesregierung arbeitet aktuell an einem Gesetz zur Arbeitszeiterfassung, basierend auf einem Grundsatzurteil von 2022.
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Wie genau können Sie also die täglichen Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen oder Ihre bestehenden Prozesse optimieren? Hier sind drei beliebte Optionen für Hotels:
Die manuelle Zeiterfassung ist oftmals am einfachsten zu bewerkstelligen. Angestellte notieren ihre Start- und Endzeiten sowie etwaige Pausen auf Papierbögen. Ihre Vorgesetzten sammeln die erfassten Arbeitszeiten ein, kontrollieren sie und leiten sie an die Lohnbuchhaltung weiter.
Diese Methode ist zwar einfach umzusetzen und vergleichsweise kostengünstig, birgt jedoch einige Nachteile.
Beispielsweise verfügen Hoteliers heutzutage meist über ein komplexes Softwaresystem. In dieses müssen auch die Zeiterfassungsdaten nahtlos einfließen, und z. B. das Gehaltsabrechnungs- oder BI-System mit den korrekten Daten speisen. Bei Zeitnachweisen in Papierform ist dies mit einer Menge mühevoller Dateneingabe und komplizierten Querverweisen verbunden.
Zudem müssen Sie sich fragen, wie zuverlässig diese Methode ist – insbesondere im Hinblick auf die EU-Anforderungen. Zeiterfassungsbögen in Papierform gehen leicht verloren und können auch im Nachhinein noch geändert werden.
Vorteile
✔️ Kosteneffizient
✔️ Erfordert minimales Training
Nachteile
❌ Anfällig für Fehler oder absichtliche Fehlangaben
❌ Zeitaufwändig
❌ Schwierig in die breite Berichterstattung zu integrieren
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Einst waren sie nur in Science-Fiction-Filmen zu sehen, heute sind Gesichts-, Fingerabdruck- und Iris-Scanner Wirklichkeit. Dabei ersetzen sie zunehmend elektronische Stempeluhren, die mit Karten oder Transpondern funktionieren.
Ein großer Vorteil von biometrischen Stempeluhren ist, dass sie Zeitdiebstahl oder sogenanntes "Buddy Punching" verhindern. Wenn eine Person zu spät kommt, kann sie sich nicht von einem Kollegen oder einer Kollegin einstempeln lassen.
Ein potenzieller Nachteil betrifft die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Denn die EU stuft biometrische Daten als sensible, personenbezogene Daten ein. Als solche ist die Verwendung streng geregelt. Demzufolge müssen Sie sicherstellen, dass Sie und Ihr bevorzugter Anbieter für biometrische Zeiterfassungssysteme die DSGVO-Vorschriften einhalten.
Schlussendlich ist da noch die Frage des Preises. Die Anschaffung solcher Zeiterfassungssysteme kann Ihr Budget schnell sprengen. Daher ist die biometrische Stempeluhr für kleinere Betriebe möglicherweise nicht die beste Wahl.
Vorteile
✔️ Akkurate Zeiterfassung der gesamten Arbeitszeit
✔️ Verhindert Zeitdiebstahl
✔️ Benötigt keine Transponder oder Karten
Nachteile
❌ Kostspielig in Anschaffung und Wartung
❌ Bedenken bei der Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen
❌ Kann von Mitarbeitenden als invasiv empfunden werden
Wir erledigen fast alles über unser Handy. Warum also nicht auch die Dokumentation der Arbeitszeit?
Mobile Arbeitszeiterfassungs-Apps ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, Arbeitsstunden bequem auf den eigenen mobilen Endgeräten zu erfassen. Damit wird das Stempeln so selbstverständlich wie das Scrollen in den sozialen Medien. Zudem lassen sich die erfassten Daten problemlos in Ihre weiteren operativen Systeme einspeisen.
Im Gegensatz zu stationären Zeiterfassungssystemen werfen mobile Anwendungen jedoch die Frage nach Zeitdiebstahl auf. Wenn sich Mitarbeitende jederzeit und überall stempeln können, was hält sie dann davon ab, inkorrekte Arbeitszeiten zu erfassen?
Einige Anwendungen, wie z. B. tamigo Touch, lösen dieses Problem durch sogenanntes "Geofencing".
Mit dieser Funktion können Sie eine virtuelle Umzäunung um das Hotel schaffen. Außerhalb des festgelegten Bereichs können mobile Stempeluhren in Folge nicht mehr eingesetzt werden. Alternativ können Sie festlegen, dass das Stempeln nur möglich ist, wenn sich das Gerät im hauseigenen WLAN befindet.
Übrigens: Arbeitszeiterfassungs-Apps sind entweder als eigenständige Lösung oder als Teil einer umfassenderen Workforce Management Software erhältlich. Hier erfahren Sie mehr zur rechtskonformen Zeiterfassung mit tamigo.
Vorteile
✔️ Mitarbeiterfreundlich
✔️ DSGVO-konform
✔️ Keine Installationskosten vor Ort
✔️ Fügt sich nahtlos in Ihre IT-Architektur ein
Nachteile
❌ Anfällig für Zeitdiebstahl (doch Geofencing schützt davor)
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Die Wahl des besten Zeiterfassungssystems für Ihr Hotel hängt von verschiedenen Faktoren ab - bspw. Standorte, Mitarbeiteranzahl und Budget.
Für eigenständige Hotelbetriebe oder Boutique-Hotels kann die manuelle Arbeitszeiterfassung praktikabel sein. Doch für zukunftsorientierte Hotelgruppen mit komplexen Zeiterfassungsanforderungen ist eine digitale Arbeitszeiterfassungs-Software empfehlenswert.
Bei der Wahl zwischen stationärer und mobiler Zeiterfassung spielen Integrationen und die Konformität mit Arbeitszeitgesetzen eine wichtige Rolle.
tamigo bietet eine mobile Lösung für die Erfassung von Arbeitszeiten. Zudem stellen wir Ihnen erfahrene Experten zur Seite, die Integrationen mit allen bestehenden On-Premise Lösungen einrichten können. Nicht zuletzt deswegen ist tamigo die erste Wahl von Hotelgruppen in ganz Europa. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Informationsseite zur Arbeitszeiterfassung.