Egal ob für Einzelhandel, Gastronomie, Hotellerie oder eine ganz andere Branche – Workforce Management Software eröffnet Unternehmen diverse Vorteile. Besonders in turbulenten Zeiten.
Warum? Sie vereinfacht die Dienst- und Personalplanung. So haben Manager und Teams deutlich mehr Zeit für operative und strategische Arbeit. Zudem gibt sie den Verantwortlichen die Gewissheit, dass sie mit den richtigen Daten arbeiten, und verhindert eine unausgewogene Arbeitsbelastung.
Doch welche Lösung passt am besten zu Ihren individuellen Anforderungen? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die richtige Workforce Management Software für Ihr Unternehmen auswählen.
Sie sind sich noch gar nicht sicher, ob Sie überhaupt auf Workforce Management umsteigen sollten? Dann haben wir hier 3 Gründe für Sie, warum Sie Ihr Workforce Management automatisieren sollten.
Haben Sie schon einmal vom berühmten Auswahlparadox gehört? Das vom Psychologen Barry Schwartz geprägte Konzept besagt, dass viele Wahlmöglichkeiten nicht zwingend etwas Gutes sind.
Vielmehr führen zu viele Optionen dazu, dass wir statt einer falschen lieber keine Entscheidung treffen. Kurz gesagt: „Weniger ist mehr“.
Wenn Sie derzeit auf der Suche nach einer neuen Workforce Management (WFM) Software sind, klingeln bei Ihnen nun vielleicht die Alarmglocken. Schließlich boomt der Markt für Workforce Management. Bis 2026 wird er 18,8 Milliarden US-Dollar wert sein. Dementsprechend groß ist auch die Softwareauswahl.
Nach über 15 Jahren im Geschäft haben wir einiges darüber gelernt, wie man Unternehmen und WFM-Lösungen zusammenbringt. Eine Sache, die wir unseren Kunden aus dem Einzelhandel und Gastgewerbe immer empfehlen: das Auswahlparadox durch Vorbereitung zu umgehen.
Denn wie heißt es so schön? Vorbereitung ist die halbe Miete.
Es geht darum, mit offenen Augen in den Auswahlprozess zu gehen, alle Beteiligten einzubeziehen und Ihre Anforderungen klar zu definieren.
So können Sie sich auf die WFM Software konzentrieren, die wirklich gut zu Ihnen passt.
Damit Sie die Vorbereitungsphase so effizient wie möglich meistern, haben wir Ihnen hier einen Leitfaden für die Softwareauswahl erstellt.
Bevor Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Software begeben, sollten Sie verstehen, was Sie durch Ihre Investition erreichen möchten.
Wenn Sie sich über Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ziele bewusst sind, können Sie diese besser mit den Angeboten und Alleinstellungsmerkmalen (USPs) der verschiedenen Anbietenden abgleichen.
Nun ist es an der Zeit, sich mit Ihren Entscheidungsbefugten zusammenzusetzen und über KPIs zu sprechen. Wichtige Fragen sind hier: Was bedeuten die Kennzahlen für Ihr Unternehmen? Haben Sie die wichtigsten KPIs definiert?
Im Gastgewerbe und Einzelhandel ist beispielsweise die Produktivität häufig ein wichtiger KPI. Doch was bedeutet sie für Ihr Unternehmen? Zählen Fortbildungsmaßnahmen als produktive Stunden? Wie sieht es mit Inventur oder Verwaltung aus?
Nehmen Sie Ihre KPIs vor der Softwareauswahl genau unter die Lupe und überprüfen Sie Ihre derzeitigen Prozesse. So können Sie Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe überprüfen und Prozesse, die Ihnen keinen Nutzen mehr bringen, infrage stellen.
Mehr über die wichtigsten KPIs lernen Sie in unserem Artikel „KPIs im Einzelhandel: Die 7 wichtigsten Kennzahlen“.
Wenn Sie ein international agierendes Unternehmen sind (oder dies planen), sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie die Workforce Management Software grenzüberschreitend eingesetzt werden kann.
Ist sie in den Sprachen verfügbar, die alle Ihre Mitarbeitenden sprechen? Gibt es Unterstützung bei Fragen zu lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Vorschriften?
Eine Workforce-Management-Plattform, die auf internationale Unternehmen zugeschnitten ist, steigert die Benutzerakzeptanz und aktive Nutzung des Tools maßgeblich. Zudem gibt sie Ihrem Unternehmen Sicherheit in Bezug auf die Einhaltung von lokalen Vorschriften.
Wenn Sie verschiedenen Lösungen in die engere Auswahl nehmen, sollten Sie darauf achten, dass diese mit Ihnen skalieren können. Wird die Workforce Management Software auch in zwei Jahren noch gut passen? Oder müssen Sie sich dann erneut auf die Suche nach einer unternehmensgerechteren Lösung begeben?
Um die richtige Auswahl zu treffen, sollten Sie einen spezifischen Anforderungskatalog erstellen. Dieser enthält alle Funktionen und Leistungsmerkmale, die Sie unbedingt benötigen. Zusätzlich lohnt es sich, jene Anforderungen aufzulisten, die Sie sich langfristig wünschen. Anschließend können Sie die Workforce-Management-Anbieter anhand dieser Kriterien evaluieren.
5. Fit: Analysieren Sie die Technologie-Infrastruktur
Nun ist es an der Zeit zu prüfen, wie sich eine WFM Software in Ihre bestehende Umgebung integrieren lässt.
tamigo verknüpft z. B. HR- und Payroll-Systeme bestens miteinander und schafft so eine reibungslose Datenübertragung. Sie legen einfach einen User im HR-System an und die Benutzerdaten werden automatisch in Ihren Stundenzettel und Abwesenheitskalender übertragen. So können Sie alle Informationen mit nur einem Klick an Ihr jeweiliges Payroll-System schicken.
Das ist wichtig. Immerhin reduzieren Sie durch die Integration dieser beiden Bereiche den Zeitaufwand für Dateneingabe und Berechnungen drastisch.
Der etablierte Business-Verlag Raconteur schreibt dazu:
„Durch eine engere Verzahnung von Payroll und HR [...] können Unternehmen jene Prozesse optimieren, die für ein effektives Management einer globalen Belegschaft von zentraler Bedeutung sind."
In vielen Unternehmen sind HR, IT und das Management nicht gerade die engsten Kollaborateure. An einem Projekt wie diesem sollten jedoch alle Abteilungen voll an Bord sein und zusammenarbeiten.
Schließlich möchten Sie, dass schlussendlich alle Abteilungen mit der Wahl zufrieden sind.
Claudia Schmitt, Expertin für Veränderungsmanagement, sagt dazu:
„Die Menschen, die mit [der neuen Software] umgehen sollen, müssen dafür gewonnen werden. Dazu braucht man Vertrauen und Akzeptanz […]. Denn es sind die Mitarbeitenden, die mit ihrem Engagement den Nutzwert der neuen Anwendung schaffen. Allerdings sinken Motivation und Engagement bei mangelhafter Einbindung in den Prozess.”
Um breite Akzeptanz für die Veränderung zu schaffen, sollten Sie ein Implementierungsteam mit Vertretenden aller Abteilungen zusammenstellen und Raum für sinnvolle Diskussionen schaffen.
Eine der Fallstricke bei der Umstellung auf eine WFM-Lösung ist die Denkweise der Endbenutzenden nicht zu berücksichtigen.
Mitarbeitende im Gastgewerbe und Einzelhandel sind sehr beschäftigt. Die Einführung einer neuen Software in ihren ohnehin schon hektischen Arbeitsalltag wird eine Herausforderung sein. Vor allem, wenn sie nicht darauf vorbereitet wurden.
Weihen Sie Ihr Personal frühzeitig in Ihre Pläne ein, damit es sich miteinbezogen fühlt. Sprechen Sie dabei nicht von hochgesteckten Zielen. Betonen Sie stattdessen die direkten Vorteile für Ihre Angestellten: einfacherer Schichttausch, genauere Lohn- und Gehaltsabrechnungen und schnellere Urlaubsgenehmigungen. Dann wird die Umstellung ein voller Erfolg.
Es enthält alles, was Sie zum neuen Standard für personalbezogene Prozesse wissen müssen – von den Benefits über die Auswahl der passenden Software bis hin zur erfolgreichen Implementierung.