Der stationäre Einzelhandel hat es aktuell nicht leicht. Egal ob im Einkauf, bei der Energie oder für die Ladenmiete. Überall wird es teurer. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ihre internen Prozesse optimieren und Ihre Personalkosten im Einzelhandel senken.
Den Umsatzeinbruch mit reduzierten Kosten kompensieren
Wenn Einzelhändler eine Sache gemeinsam haben, dann ist es die Notwendigkeit, Finanzen zu kontrollieren. Keine leichte Aufgabe. Vor allem in Zeiten, in denen die Kosten durch die Decke gehen. Kostensenkungen sind nicht zuletzt deswegen unerlässlich.
„In der aktuellen Situation schauen die Verbraucher:innen notgedrungen verstärkt auf das Preisschild: Sie greifen zu Sonderangeboten und günstigen Eigenmarken.“
Dr. Christian Wulff, Leiter des Geschäftsbereichs Handel und Konsumgüter bei PwC Deutschland und EMEA
Dabei sollten Sie jedoch genau darauf achten, wo und wie Sie Kosten einsparen. Abstriche bei der Service-Qualität und die Weitergabe der Preise an Ihre Kunden sollten im Idealfall vermieden werden. Schließlich verzeichnet die Branche laut dem Statistischen Bundesamt derzeit bereits den stärksten Umsatzrückgang seit knapp drei Jahrzehnten.
Aktiv Personalkosten senken im Einzelhandel
Doch was bedeutet das für Sie? Sie sollten Kosten in Bereichen senken, die für Ihre Kunden nicht sichtbar sind.
Ein Bereich sind die Personalkosten. Immerhin zählen diese mit zu den größten Aufwendungen von Einzelhandelsunternehmen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Teile Ihrer Belegschaft abbauen oder Gehälter kürzen müssen. Vielmehr bietet auch die Modernisierung der eigenen HR-Abläufe viel Potenzial für beachtliche Optimierungen und Kostenreduzierungen.
Und genau hier kommt smartes Workforce Management ins Spiel.
Schließlich ist das Ziel von Workforce Management Software, die betriebliche Effizienz, Rentabilität und das Wachstum zu unterstützen. So steigern Sie nicht nur Ihre Umsätze, sondern senken auch Ihre Kosten. Eine echte Win-win-Situation.
Sie möchten mehr darüber wissen, was Workforce Management eigentlich ist? Alle Antworten finden Sie in unserem Artikel „Was ist Workforce Management“.
4 Bereiche, in denen Handelsketten mit Workforce Management Software einfach Kosten sparen
Wenn Sie in Ihre personalbezogenen Prozesse investieren, investieren Sie in die Effizienz, das Mitarbeiterengagement und die nachhaltige Optimierung Ihres Unternehmens. Denn Sie stellen zum einen sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit arbeiten und zum anderen, dass sie mit moderner unterstützender Technologie ausgestattet sind.
Besonders in den folgenden vier Bereichen können Sie so aktiv Ihre Personalkosten senken:
1. Mit smarter Planung zu mehr Produktivität
Die Dienstplanung ist der Kern jedes Retailers. Schließlich steht und fällt Ihr Unternehmen mit Ihren Mitarbeitenden. Sind Sie zur richtigen Zeit eingeplant, erhöht dies ihre Motivation und folglich Produktivität.
Dennoch basieren Dienstpläne noch viel zu oft auf chaotischen Excel-Tabellen und unübersichtlichen manuellen Prozessen. Die Konsequenz: kostspielige Leerläufe, Unterbesetzungen, eine gestresste Belegschaft und abfallende Produktivität.
Mit moderner Workforce Management Software bereiten Sie dem Chaos aktiv ein Ende und senken aktiv Personalkosten. Besonders mit den folgenden Funktionen:
- Planungssicherheit. Nutzen Sie Kennzahlen (KPIs) und smarte Forecasts, um zu jeder Zeit die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Kompetenzen einzuplanen. Die wichtigen Kennzahlen im Einzelhandel haben wir hier für Sie zusammengetragen.
- Transparenz und Teilhabe. Geben Sie Ihren Store Managern und Angestellten mit der tamigo App eine einfach Möglichkeit für flexible Arbeitszeiten. Sie können Schichten überprüfen, anbieten oder genehmigen.
- Smartes Abwesenheitsmanagement. Verwalten Sie Abwesenheiten digital. So verhindern Sie, dass die Produktivität fällt, wenn sich einzelne Angestellte eine Auszeit nehmen.
All das hat große Auswirkungen auf Ihre Kosten. Laut Deloitte sparen Unternehmen mit einer strategischen Dienstplanung bis zu 6 Millionen US-Dollar pro 100 Angestellte ein.
Beispiel aus der Praxis: Die Designmarke Bolia nutzt Kennzahlen um den Personalüberhang in den einzelnen Geschäften zu bewältigen.
2. Ungeplante Personalkosten mit Kennzahlen vermeiden
Neben einer schlechten Dienstplanung sorgt auch ein ineffizientes Zeitmanagement für unnötige Kosten. Schließlich treiben Unternehmen, die Überstunden für stundenweise Beschäftigte falsch verwalten, ihre Personalkosten stark in die Höhe.
So fallen laut einer Studie von Deloitte pro Unternehmen wöchentlich rund 31 ungeplante Überstunden an. Aufsummiert sorgen diese für mehr als 40.000 US-Dollar Zusatzkosten im Jahr.
Smartes Workforce Management kann dem unwirtschaftlichen Überstunden-Management ein Ende setzten. Denn sie gibt Ihnen einen genauen Überblick über die Soll- und Ist-Stunden. So können Sie Falschplanung künftig vermeiden.
Und wenn es dann doch mal schiefgeht, gibt es keinen Grund zur Panik. Integrierte Arbeitszeitwarnungen informieren Sie automatisch, sobald Mitarbeitende kurze vor der Überstundenleistung stehen.
3. Mit Payroll-Automatisierung Fehler reduzieren und Personalkosten senken
Einzelhändler nutzen heutzutage für zahlreiche Aktivitäten unterstützende Software. Dennoch gibt es immer noch Unternehmen, die ihre Lohnabrechnungen mit Excel oder Word aufstellen. Das ist nicht nur ein umständlicher Zeitfresser, sondern birgt zudem ein hohes Risiko für Payroll-Fehler.
Und diese gilt es unbedingt zu vermeiden. Immerhin sorgen Fehler bei Lohn und Gehalt nicht nur für Frust innerhalb der Belegschaft und Mehraufwand in der Personalabteilung. Sie führen auch zu teuren Strafen. So wurden in den USA im letzten Jahr ganze sieben Milliarden US-Dollar an Payroll-Strafen fällig.
Durch präzise Monatsabschlüsse und automatisierte Exporte verhindert Workforce Management Software unnötige Fehler in der Gehaltsabrechnung. Auf diese Weise können Sie kostspieligen Strafen mit wenigen Mausklicks vermeiden. Zudem sparen Sie Ihrer Finanzabteilung kostbare Zeit und riskieren keine Reduzierung der Mitarbeiterzufriedenheit.
4. Administrativen Aufwand reduzieren
Manuelles Erstellen und Kontrollieren von Monatsabschlüssen. Endlose und intransparente postalische Kommunikation. Aufwendige händischen Abnahme von Dienstplänen. Administrative Aufgaben sind für viele Personaler und Store Manager ein Albtraum.
Kein Wunder. Immerhin wird täglich unglaublich viel Zeit mit monotonen Verwaltungstätigkeiten vergeudet. Schuld sind dabei meist veraltete und isolierte personalbezogene Prozesse.
Workforce Management Software bringt frischen Wind in Ihre internen Prozesse.
Ihre Store Manager können Einsatzpläne mit vorgefertigten Templates im Nu erstellen, Dokumente mit wenigen Mausklicks generieren und Unterschriften einfach online anfordern. Ihre Filialmitarbeitenden können hingegen Abwesenheitsanträge per App stellen oder Schichten dank Self-Service mit geeigneten Kollegen tauschen. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern können auch Ihre Kosten senken.
„Unsere Filialleitungen sparen mit tamigo im Monat unglaublich viel Zeit bei der Erstellung des Monatsabschlusses. Statt eines Tages brauchen sie inzwischen nur noch wenige Minuten. Das hat etliche Vorteile.“
Philipp Schockenhoff, Bijou Brigitte
Der Modeschmuck-Gigant Bijou Brigitte konnte so die Erstellung der Monatsabschlüsse aller 450 deutschen Filialen auf wenige Minuten reduzieren. Hier erfahren Sie mehr zur Geschichte von Bijou Brigitte und tamigo.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie in Ihrer Einzelhandelskette aktiv Personalkosten sparen und die Mitarbeiterbindung gleichzeitig steigern? Mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer Informationsseite für den Handel.