Thomas Sørensen, chef de projet, Aldi Danemark
Lors de la rénovation de leurs magasins, ALDI Denmark a aussi voulu optimiser leur gestion du personnel. Améliorer la fidélisation des employés et l'efficacité opérationnelle étaient leurs priorités principales.
L'un des plus grands supermarchés du Danemark
Le premier ALDI danois a ouvert ses portes en 1977, et aujourd’hui la chaîne comprend près de 200 supermarchés au Danemark. Il y a 5 ans, ALDI s’est lancé dans un plan de modernisation ambitieux. Les intérieurs des magasins ont été éclaircis, les allées élargies et de nouveaux emplacements ont été obtenus.
Lorsque l’expérience en magasin a été amélioré pour les clients, le quotidien des 3000 employés d'ALDI est devenue une priorité tout aussi importante.
Que fallait-il changer ?
Thomas Sørensen a rejoint ALDI Danemark en 2020 en tant que chef de projet. Commerçant dans l’âme et amoureux des chiffres, il a rapidement été intéressé par la gestion du personnel de l’entreprise.
À l'époque, cela se faisait manuellement à l’aide de papier et stylo accompagné d’un système de suivi du temps. Cela avait un impact négatif sur deux domaines clés, notamment la rotation du personnel et les processus quotidiens des managers.
La rotation du personnel
La rétention du personnel constitue un défi de taille pour les détaillants. Cela est vrai aussi pour ALDI où le taux de rotation du personnel à l’époque était « plus élevé que la moyenne de l’industrie », et selon Thomas Sørensen, le système de suivi du temps avait un rôle à jouer dans cette situation :
« Le système de temps et présences n’était pas assez précis car il arrondissait les heures travaillés. De plus, le suivi des heures supplémentaires n’était pas vraiment conforme aux régulations danoises »
Ceci était un défi évident pour la paie, car l'équipe de paie passait beaucoup de temps à vérifier les heures travaillées et à suivre les irrégularités.
Pour les employés, ce système manquait de transparence. S’ils avaient une question en rapport avec leurs bulletins de salaire, ils devaient appeler l’équipe RH qui à leur tour devaient vérifier manuellement les détails eux-mêmes sur des feuilles de calcul ou du papier.
Pour l’effectif jeune si habituée à tout faire instantanément sur leur téléphone, ce processus ne répondait pas aux attentes.
Les processus quotidiens des managers
Dans leur travail de tous les jours, les managers de magasin consacraient trop de temps à des tâches relativement simples. Par exemple, lorsqu'un employé tombe malade.
« Pour trouver un remplaçant, le manager devait quitter la surface de vente du magasin pour se rendre au bureau. Ils envoyaient des e-mails ou passaient des appels, puis retournaient au travail. 10 minutes plus tard, retour au bureau pour vérifier les réponses. »
Les managers perdaient aussi du temps avant même d’utiliser le système pour enregistrer la modification car le temps de connexion était long. Selon Thomas Sørensen, gérer l’absence d’un seul employé pouvait prendre une demi-heure.
« Avec le grand nombre d’employés qui travaille chez ALDI Danemark au niveau national, je vous laisse imaginer le temps que les managers passaient en tout sur les tâches comme celles-ci »
La solution
Avec son équipe, Thomas Sørensen a commencé à rechercher une solution de gestion du personnel adapté à leurs besoins.
Il fallait un système capable de :
- Donner aux employés plus de transparence sur leurs salaires et leurs horaires
- Simplifier le travail quotidien des managers tout en étant simple d'utilisation
- Être facilement adaptable selon les lois du travail et les conventions collectives locales
tamigo cochait toutes les cases.
En plus, Thomas Sørensen a trouvé que la culture des deux entreprises était similaire.
« Ce qui m'a vraiment impressionné chez tamigo, c'est l'honnêteté. Par exemple, nous avions prévu une période très courte pour l’implémentation. Face à cela, tamigo était tout à fait franc sur ce qui était réalisable pendant cette période, et ce qui allait, en revanche, venir plus tard. »
Les résultats
ALDI Danemark a utilisé tamigo depuis novembre 2021. En moins d’un an, Thomas Sørensen constate des améliorations significatives.
Une meilleure expérience employé
Pour les entreprises internationales, il est possible de personnaliser tamigo afin d’assurer la conformité aux réglementations nationales du travail.
Le Siège de ALDI Danemark a pu lui-même personnaliser le logiciel en mettant en place des règles concernant les heures travaillées, heures supplémentaires, etc.
Cela a eu comme résultat des feuilles de temps précises ainsi que des fiches de salaires plus correctes. Le personnel peut désormais consulter tous les détails dans l'application tamigo.
« Au lieu d’appeler les RH, les employés peuvent désormais consulter leurs heures travaillés directement dans l’appli. Les informations sont toutes au même endroit et elles sont correctes »
Avec les autres fonctionnalités de tamigo comme la gestion des plannings en temps réel et les demandes d'échanges d’horaires simplifiées, la vie professionnelle des employés devient beaucoup plus simple.
« L’ensemble de ces fonctionnalités nous aide clairement dans nos efforts concernant la rétention des employés » déclare Thomas Sørensen.
Les managers ont gagné du temps
Dans le passé, il fallait passer pleins d’appels en urgence pour trouver un remplaçant. Ce processus prenait beaucoup de temps. Aujourd’hui, tamigo a simplifié la tâche, ce qui a libéré du temps précieux aux managers :
« L'un de nos managers de magasin me l'a décrit ainsi : elle décroche son téléphone et supprime l’horaire dans l'application tamigo, la laissant ouverte aux autres employés qui peuvent à leur tour se proposer pour remplacer leur collègue. Quelques minutes plus tard, elle reçoit une notification et approuve l’offre de remplacement d'un simple toucher. Voilà. » - explique Thomas Sørensen.
Dans ce scenario, le manager n’a pas besoin s’aller au bureau car les manipulations sont prises en compte en temps réel et génère une mise à jour instantanée du planning et des feuilles de présence dans tamigo.
« Nous estimons que nos managers de magasins économisent entre 15
à 30 minutes de temps passé sur des tâches administratives par jour. C’est énorme ! »
Ces gains d'efficacité fait gagner du temps à la hiérarchie également. Les responsables de secteurs consacrent désormais une demi-heure par semaine au suivi de leurs magasins, contre une heure par jour auparavant.
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