Excel is al sinds de jaren 90 onmisbaar in de personeelsplanning. Maar nu is deze tijd voorbij! In tijden van digitalisering hebben bedrijven namelijk flexibele, slimme en datagedreven oplossingen nodig. Het antwoord: workforce management software.
Waarom is het de moeite waard om over te schakelen op geautomatiseerd workforce management? Jakob Toftgaard (oprichter en CEO van tamigo) en Karin Mærsk-Møller (hoofd implementatie bij tamigo) verhelderen dit.
Personeelsplanning in Excel: de grenzen van spreadsheets
Bedrijfsroosters aan de muur, Excel bestanden per mail, post-it briefjes geplakt op het bureau. Situaties die nog steeds voorkomen in de retail.
Hoewel een planning maken met Excel een schitterende methode lijkt, is dit geen goed idee!
Winkelmanagers zijn veel tijd kwijt aan het onderhouden en het handmatig controleren ervan. Eén punt of komma omwisselen veroorzaakt een ravage.
Daarnaast is een strategische personeelsplanning vaak zeer complex en heeft veel variabelen. Je dient rekening te houden met zaken zoals verlofdagen, vaardigheden, (ziekte)verzuim en meer. Het overzicht ben je snel kwijt als je dit gaat proberen te verwerken in een Excel bestand.
De voordelen van geautomatiseerd workforce management
We hebben het gehad over handmatige processen en hun beperkingen. Maar wat is het alternatief? De afgelopen jaren zijn steeds meer bedrijven overgestapt op cloud-gebaseerde workforce management oplossingen of WFM-software.
Een trend die zich in de toekomst zal voortzetten. Market Research Future schat dat de wereldwijde WFM-markt in 2026 18,8 miljard dollar waard zal zijn. Alleen al voor Europa komt dit overeen met een gemiddelde jaarlijkse groei van bijna 8 procent.
Geen wonder. Digitale WFM-oplossingen bieden retailers en andere bedrijven de mogelijkheid om de productiviteit op verschillende locaties te verhogen en processen te stroomlijnen door middel van automatisering. Wil je weten wat WFM eigenlijk is? Bekijk dan onze blog over workforce management.
Nu geven we het woord aan Jakob Toftgaard en Karin Mærsk-Møller om uit te leggen waarom je jouw WFM zou moeten automatiseren.
1. Transparantie in de hele onderneming
Jakob: Een van de belangrijkste voordelen van een WFM-oplossing is de transparantie die het je geeft over alle afdelingen heen.
Met handmatige processen zoals spreadsheets hebben werknemers vaak hun eigen manier van werken. Dit kan je bedrijf blootstellen aan het risico van menselijke fouten of onjuiste gegevens.
Laten we een voorbeeld nemen. Als detailhandelaar identificeer je productiviteit als de belangrijkste KPI van je bedrijf. Jouw winkels met de hoogste omzet houden dit echter niet bij in hun spreadsheets, omdat het voor hen geen issue is. Deze ontbrekende gegevens gooien vervolgens jouw bredere rapportage en goede personeelsplanning volledig overhoop.
Maar met een oplossing staat alle informatie over geplande diensten, werkelijk gewerkte uren, productiviteit in de winkel en personeelsgegevens in de cloud. Voor HR, operations, area managers, store managers en counter managers is het in een oogopslag duidelijk wanneer er informatie ontbreekt. Of wanneer iets er niet goed uitziet qua prestaties of productiviteit.
Karin: Het is gewoon een veel modernere manier van werken. Medewerkers kunnen hun diensten onderweg bekijken. Supervisors, aan de andere kant, kunnen verlof goedkeuren met slechts één klik op de knop. Als een winkel aan de andere kant van de wereld extra middelen nodig heeft, kan het hoofdkantoor dit gemakkelijk signaleren.
2. Fouten en communicatietijd beperken
Jakob: Overstappen op een slimme WFM-oplossing zorgt ervoor dat er altijd maar één versie van het laatste werkrooster van een filiaal in omloop is. Zo vermijd je het risico dat iemand een verouderde versie bewerkt.
Karin: Ja. Wetende dat je bestanden altijd up-to-date zijn, is enorm belangrijk. Wijzigingen die in de loop van de dag worden aangebracht, worden altijd opgenomen in de laatste versie van de personeelsplanning software. Collega's kunnen geen concepten of verkeerde spreadsheets sturen.
Dit resulteert in een ander groot voordeel van geautomatiseerd workforce management: de communicatie van wijzigingen kost minder tijd.
Met spreadsheets of pen & papier moet je, telkens als je een belangrijke wijziging aanbrengt, contact opnemen met je personeel om er zeker van te zijn dat ze het gezien hebben. Met een WFM-oplossing daarentegen staat alles in het hoofdoverzicht waartoe iedereen toegang heeft via de pc, tablet en telefoon.
Bovendien kunnen werknemers hun diensten digitaal en in realtime met elkaar uitwisselen. Winkelmanagers geven alleen de uiteindelijke goedkeuring. Dit is allemaal zichtbaar voor de werknemers. Er is dus nooit meer verwarring over wie wanneer werkt.
3. Betere prognoses voor een efficiëntere planning
Karin: Slimme software is net een kristallen bol. Want zij kunnen je huidige planning bekijken en antwoorden vinden op vragen als:
- Welke gevolgen heeft dit voor de toekomst van deze winkel?
- Zal het een positief effect hebben op de productiviteit van onze winkelketen?
- Zal deze afdeling haar doelen bereiken?
Dat is geweldig. Je hoeft achteraf niet naar een Excel-spreadsheet te kijken en je af te vragen wat je anders had kunnen doen. Je hebt de inzichten om vooruit te plannen en de KPI's van je organisatie te halen.
Jakob: Deze forecasting functie is niet ingewikkeld. Maak een werkrooster en voer de gegevens in waarover je reeds beschikt. De inspanning is minimaal omdat alles geautomatiseerd is. In een mum van tijd ben je van reactief naar proactief gegaan.
Klaar om je Excel-bestanden vaarwel te zeggen? Lees hier meer over de functies en voordelen van WFM.