Bakkerij 't Kraayennest is een traditioneel familiebedrijf van de familie van Kraaij. Sinds 1937 bakken ze ambachtelijk brood en banket. Zij leveren deze producten aan hun eigen 11 winkels, retail en horeca.
Bakkerij 't Kraayennest biedt een positieve werkcultuur met een goed werkgeverschap. Hierdoor zijn de medewerkers bereid om net even een stapje extra zetten. Er werken ongeveer 70 mensen in de winkels en nog eens 70 mensen in de bakkerij. Overal zie je bakkerswinkels verdwijnen, maar bakkerij ’t Kraayennest heeft onlangs haar 11de winkel geopend in Nijmegen. Komende jaren blijft ‘t Kraayennest groeien en het workforce management systeem tamigo zal hen daarbij helpen.
Paul van Rossum, Operationeel Directeur bij bakkerij ‘t Kraayennest, leidt zowel de winkel organisatie als de bakkerij. Hij deelt zijn ervaring met ons over het WFM-systeem tamigo.
Waarom is er voor tamigo gekozen?
Bakkerij 't Kraayennest is begonnen met tamigo in de winkels. Eerst was er een persoon die de planning deed voor alle winkels, wat neerkwam op ongeveer 60 tot 70 werknemers. Dat is een vrij zware job, want er is er altijd wel één ziek of niet op komen dagen. Daarom werd begin vorig jaar besloten om de organisatiestructuur te veranderen en de taken te verdelen over de winkels.
Als gevolg van deze aanpassing hadden ze een systeem nodig waarmee ze dit efficiënt konden regelen. Daarvoor bekeken ze meerdere WFM-systemen. Paul van Rossum had vanuit de bakkerij positieve verhalen gehoord over tamigo. Daarom brachten ze een bezoek aan Bakkerij Fuite in Apeldoorn. Na het bezoek waren ze het er meteen over eens dat ze met tamigo aan de slag wilden gaan. Zo hebben ze samen, met de organisatiewijzigingen, tamigo geïntroduceerd.
"Roosters maken in tamigo gaat heel goed. Elke winkel heeft een coach die verantwoordelijk is voor de planning van zijn of haar winkel. Wij als super user in de backoffice. Wij maken actief gebruik van het hele systeem en verzorgen de digitale communicatie in tamigo. Elke week plaatsen we een nieuwsbrief op de homepage van tamigo", geeft Paul van Rossum aan.
Dit werkte zo goed dat ze in het najaar ook de bakkerij aan tamigo hebben toegevoegd. Daarbij hebben ze dus ook alle bakkers toegang gegeven tot tamigo. De bakkerijorganisatie bestaat uit drie verantwoordelijke; productieleider brood, productieleider banket en een productieleider expeditie en die drie roosteren op hun beurt voor hun afdelingen. Dus in feite hebben ze 11 medewerkers in de winkels en drie in de bakkerij, dus 13 personeelsplanners.
Meer grip op de urenregistratie
In de winkels maken de werknemers gebruik van tamigo Touch om in te loggen. Er ligt een iPad, dus de medewerkers kunnen op de iPad of op hun mobiel inloggen. In de bakkerij is het anders. Ze hadden daar een systeem lopen dat gekoppeld was aan hun deuropeningen en controles. Dat was echter niet helemaal naar wens. De zuiverheid ontbrak en het was erg arbeidsintensief.
Op het moment dat ze tamigo in de bakkerij gingen implementeren, heeft Paul van Rossum meteen gevraagd of tamigo hiervoor een goede leverancier wist. Dus op aanraden van tamigo kwam EasySecure in het najaar bij hen aan boord. Zij verzorgen dus de tijdregistratie in de bakkerij. Dat verloopt uitstekend.
Hoewel de bakkerij de module tijdregistratie gebruikt, biedt EasySecure meer opties voor veilige en flexibele registratie.
"De tijdregistratie van EasySecure is een super betrouwbare oplossing voor het registreren van uren. We gebruiken het als kloksysteem om met tamigo te praten en dat gaat heel goed!"
"De communicatie is vooral erg fijn!"
tamigo wordt gebruikt door alle afdelingen in het bedrijf. Wat Paul van Rossum vooral fijn vindt, is de communicatie via het platform. Hij plaatst nu wekelijks een bericht op de tamigo, zodat de winkels op de hoogte zijn van de acties die eraan komen en waar ze op in moeten spelen. Voorheen moest dit worden geprint.
"De overgang naar een digitaal platform heeft onze interne communicatie aanzienlijk verbeterd."
Rust in de bedrijfsvoering
Een van de voordelen van tamigo is volgens Paul van Rossum dat de verantwoordelijkheid nu bij de winkels ligt, waar die hoort en toch als management inzicht hebt. De coaches en productieleiders sturen hun teams nu direct aan. Een goed ingericht systeem zorgt ook dat de basisadministratie op orde is. Medewerkers staan correct in het systeem en de loonadministratie software is naadloos geïntegreerd, wat resulteert in tal van voordelen. Alle medewerkers kunnen zien hoeveel overuren ze hebben en ze kunnen makkelijk van dienst ruilen. Al met al heeft dit bakkerij 't Kraayennest veel rust gebracht.
"Ik denk dat rust een van de belangrijkste aspecten is die tamigo binnen de organisatie heeft gebracht."
De kracht van tamigo & EasySecure
We hebben al een aantal voordelen besproken; eenvoudig plannen, snel & digitaal communiceren en het koppelen van salarisadministratie, die stuk voor stuk bijdragen aan rust in het bedrijf. Beide systemen zorgen ook voor veel inzicht.
"Medewerkers zijn erg blij dat deze twee systemen goed functioneren. Er is een goede registratie, duidelijkheid en ze zijn op de hoogte van hun tijd-voor-tijd en gewerkte overuren. Daarnaast hebben ze ook de mogelijkheid om van dienst te ruilen. Dit is heel prettig."
Met dit inzicht, is het mogelijk te sturen op KPI's. Bakkerij 't Kraayennest plant nu in op basis van productiviteit, maar dat kan ook aan de hand van salaris of andere KPI's. Ze hebben meer dashboards toegevoegd, want ze willen verder gaan in de toekomst, vooral in de winkelorganisatie.
"We zijn erg tevreden met de kennis die we uit het systeem halen, zodat we kunnen sturen op KPI's."
Een fijne werkplek
Na de implementatie van tamigo heeft Bakkerij 't Kraayennest geen planningsproblemen meer gehad. De personeelsbezetting is altijd optimaal. De tevredenheid van het personeel is ook aanzienlijk gestegen. Dit is natuurlijk niet alleen te danken aan het systeem, maar door het systeem te gebruiken hebben ze meer tijd gehad om andere dingen voor hun personeel te doen, wat uiteindelijk heeft geleid tot een toename van de medewerkerstevredenheid.
Door gebruik te maken van tamigo tonen ze hun professionaliteit aan hun personeel. Op tijd betalen, goed betalen, die voorwaarden moeten er natuurlijk wel zijn. Goed werkgeverschap. Zo trek je nieuwe collega's aan en behoud je ze.
Zowel in de bakkerij als in de winkel is weinig verloop. Het personeel waardeert wat het bedrijf doet en ziet Bakkerij 't Kraayennest als een professionele werkgever, waardoor mensen langer blijven. De bakkerij heeft dan ook geen problemen met het vinden en behouden van personeel. Dit onderscheidt hen van andere bedrijven in de sector.
"Ja, ik zou tamigo zeker aanraden!"
tamigo is een tool om personeelsmanagement, het bijhouden van de tijd en de belangrijkste KPI's te verbeteren. Als je er goed mee werkt, helpt het zeker! De gewerkte uren rollen er elke week uit, per winkel en afdeling, dat is echt fantastisch. Je moet er als organisatie wel klaar voor zijn en begrijpen dat het geen wondermiddel is. Je moet het zelf vullen en gebruiken.
Paul van Rossum vindt met name de communicatie heel prettig. Medewerkers kunnen per week hun rooster zien, vrij vragen en nog veel meer. Het geeft veel duidelijkheid aan collega's. Ze krijgen inzicht in hun (tijd-voor-tijd) uren en kunnen aangeven aan wanneer ze meer kunnen werken. Het is een waardevol hulpmiddel voor het verbeteren van teamwerk. Communicatie is dus naast de KPI's een van hun grootste winstfactoren. Hij raadt het gebruik van tamigo dan ook zeker aan.
"Ja, ik zou tamigo zeker aanraden! Mits je er als organisatie natuurlijk wel klaar voor bent. Het is geen wondermiddel, want je moet het zelf vullen. Je moet het zelf gebruiken."