Rooster app: Slimme personeelsplanning rond de feestdagen

Het is de mooiste tijd van het jaar. Heerlijk eten, mooie cadeaus en voor retailers, massa's winkelend publiek!

Toch kan de gedachte aan de feestdagen je kippenvel bezorgen als je in HR of operations werkt. De aanloop naar Kerstmis is altijd druk. Zowel wat betreft de verkoop als de vragen van werknemers.

De uitdaging? Een balans vinden tussen de wensen en vakantieverzoeken van je werknemers en de behoeften van je bedrijf. Wanneer je onvoldoende medewerkers in de winkels hebt, bestaat de kans dat je je verkoopdoelen niet bereikt. Overbezetting daarentegen drijft de personeelskosten onnodig op.

Een rooster app kan van onschatbare waarde zijn bij het vinden van deze balans. Laten we het eens van dichtbij bekijken.

Personeelsplanning en vakantie: Kerstmis zonder chaos

Wat zijn nu precies de uitdagingen van personeelsplanning tijdens de feestdagen?

• De feestdagen zorgen voor een enorme drukte. Iedereen weet hoe belangrijk dit seizoen is voor de jaaromzet. Je winkels zullen overvol zijn. Niet alleen winkelend publiek dat op zoek is naar dat (last-minute) cadeau, maar ook klanten die op zoek zijn naar persoonlijk advies.
  
  Naast de medewerkers achter de toonbank zijn er ook andere medewerkers die omnichannel aankopen afhandelen. Denk hierbij aan het versturen, het ontvangen van leveringen of het inpakken van cadeaus.
  
  
• Feestdagen en speciale openingstijden. Afhankelijk van waar je werkt, sluit je bedrijf eerder of helemaal op 24, 25 en 26 december. En het is goed mogelijk dat er op andere tijden extra gewerkt moet worden.
  
  De weekroosters moeten veranderd worden. Is je bedrijf internationaal actief, dan moet je rekening houden met al deze verschillende feestdagen.
  
  

• Vakantie voor het personeel. Je werknemers zullen in december om vakantie vragen. Zelfs als ze geen specifieke feestdag vieren, is het nog steeds een tijd om met vrienden en familie door te brengen. Je wilt zo goed mogelijk inspelen op al deze verzoeken, dus is het belangrijk dat je een flexibel werkrooster maakt.

De voordelen van een digitale rooster app

Een online dienstrooster kan een echte vriend en helper zijn in zo'n stressvolle tijd. Het maakt eindeloze Excel spreadsheets en papieren chaos eindelijk verleden tijd.

In sommige gevallen staat een app voor shift planning op zichzelf. In andere gevallen, zoals tamigo, is het een mobile-first versie van onze workforce management (WFM) oplossing. Deze is ook via een browser toegankelijk (lees hier meer over de voordelen van geautomatiseerde WFM).

Beide versies hebben veel functies gemeen. De app heeft echter het voordeel dat hij onderweg toegankelijk is. Dit maakt goede personeelsplanning veel eenvoudiger.

Werknemers krijgen gewenste werkuren

Willen je werknemers meer flexibiliteit en selfservice bij het organiseren van hun vakantiedagen? Met een rooster app kunnen ze actief deelnemen aan het planningsproces.

Dit is wat medewerkers kunnen doen in de tamigo app:

• Diensten ruilen. Plannen kunnen veranderen. Plotseling kan een werknemer toch niet werken op kerstavond. In plaats daarvan werken ze liever op oudejaarsavond. Een shiftruil is nodig!
  
  In de tamigo app zoekt de ruiler in het werkrooster om te zien wie er oudejaarsavond werkt. Hij stuurt deze collega een verzoek om een dienst te ruilen, die de ruilpartner alleen hoeft te accepteren. Daarna krijgt de winkelmanager een bericht om de ruil goed of af te keuren.
  
  Je bedrijf kan ruilen ook zo instellen dat het automatisch gebeurt. Toestemming van de winkelmanager is dan niet meer nodig. tamigo zorgt er automatisch voor dat ruilen mogelijk is en voldoet aan de interne bedrijfsregels, maar ook aan de lokale arbeidswetgeving en collectieve arbeidsovereenkomsten. Ruilen leidt nooit tot een schending van het contract van een werknemer.
  
  
• Verlof aanvragen. Geen zin in vakantiechaos? Regel de vakantieplanning van je personeel ruim van tevoren. Geef iedereen een deadline om vakantie aan te vragen voor de feestdagen via de app. Winkelmanagers hebben dan een duidelijk overzicht van geplande afwezigheden en mogelijke personeelstekorten in de komende maanden.
  
  
• Bied op diensten. Managers kunnen het grootste deel van het jaar een top-down benadering hanteren bij het plannen. Tijdens de feestdagen kan een andere aanpak nodig zijn. Zelfs de best geplande dienstroosters krijgen ongetwijfeld "ik kan die dag niet werken" reacties van het personeel.

Om planningsstress te vermijden, kunnen winkelmanagers gewoon een aantal diensten in tamigo beschikbaar stellen. Medewerkers krijgen dan bericht en kunnen zelf kijken welke diensten het beste bij hun schema passen.

Managers kunnen onderweg wijzigingen aanbrengen

In de detailhandel kan een week vol verrassingen zitten. Een extra drukke dag op dinsdag, twee werknemers die zich ziek melden op donderdag. Stress door late leveringen of lage voorraden tijdens de feestdagen.

Al deze gebeurtenissen vereisen een snelle, flexibele shift planning software.

Met een rooster app kun je deze situaties met een paar tikjes op je smartphone aanpassen. Bewerk en voeg diensten toe, keur het ruilen van diensten goed en ontdek wie er beschikbaar is om in te vallen.

Welke wijzigingen je ook aanbrengt, alles wordt in realtime opgeslagen. Dit betekent dat iedereen in het bedrijf altijd de actuele planning bij de hand heeft.

De feestdagen zijn een serieuze zaak voor retailers. Een app voor personeelsplanning kan bedrijven helpen om te groeien en om te gaan met extra vraag. Hetzelfde geldt voor de andere tools in tamigo's alles-in-één WFM-oplossing, van KPI-rapportages tot payroll exports.

Ga voor meer informatie naar onze retailpagina hieronder.