FØnsker du å redusere materialkostnader, eller effektivisere ansettelsesprosessen? Digitale signaturer hjelper deg med dette. Som bruker av tamigo vil du ikke behøve en ekstra software-tjeneste for å få muligheten til å signere dokumenter digitalt.
Digital signering kan enkelt samkjøres med diverse HR-prosesser gjennom vår integrasjon med Visma Addo (Visma Sign/Verified).
I denne artikkelen vil vi dekke det grunnleggende ved digital signering, før vi ser nærmere på hvilke fordeler det gir.
Klar for å prøve digital signering allerede? Trykk deg videre for å lære mer
Hva er digital signering?
Digital signering er den elektroniske ekvivalenten til skriftlige signaturen.
De lar deg angi din juridisk bindende avtale til et elektronisk dokument, uten å måtte skrive ut og signere for hånd.
For å øke sikkerheten bruker digitale signaturer en teknologi kjent som Public Key Infrastructure (PKI). Dette opprettholder integriteten til dokumentet som sendes, samtidig som den bekrefter identiteten til personen som signerer dokumentet.
Hvordan fungerer digital signering i tamigo?
tamigo’s integrasjon med Visma Addo/Visma sign/Verified fungerer som en brukervennelig forlengelse av vår «generer kontrakt» modul.
Det gir deg en komplett og opimalisert arbeidsflyt for alle HR dokumenter. Generer dokumenter, send de ut og samle inn signaturer fra både medarbeidere og ledere, for videre å trygt lagre dem – alt digitalt og innad tamigo.
En endringslogg fra hele prosessen lagres i systemet. I tillegg kan du legge opp automatisk påminnelse til deg selv og andre, så du slipper å passe på at signaturen kommer inn.
Arbeidskontrakter er nok den mest anvendte bruken av digitale signaturer. For større virksomheter som har hyppig utskifting av personalet, som vare/detalj-handelsvirksomheter, vil digitale signaturer av arbeidskontrakter være en stor fordel.
Digitale signaturer er også kompatible med rettningslinjer for GDPR, HMS-regler og kontraktsendringer.
5 fordeler ved å bruke digitale signaturer i tamigo
Grunner til at HR-teamet, dine ansatte og hele virksomheten vil elske digital signering.
1. Økt effektiviteten i virksomheten
Du kjenner nok til hvilke endringer den digitale transformasjonen av arbeidsplasser har bidratt til. Som McKinsey fant ut i sin undersøkelse av digital transformasjon i varehandel- rapport fra 2022:
«Teknologi vil være hovedfaktor for nestegenerasjons utvikling for varehandel, og vil påvirke kundeopplevelsen, bedre tilbud og kutte kostnader».
Digitale signaturer vil passe inn i sistnevnte, ved å drastisk redusere tidsbruk ved dokumentorganisering.
Dette er spesielt verdifullt under rekrutteringsprosessen. Nyansatte og ledere kan signere på få minutter, til forskjell fra tidligere hvor dokumenter har blitt sendt frem og tilbake via mail eller post.
I tillegg gir det mer åpenhet. Istedenfor at kontrakter blir arkivert bort i et låst skap på kontoret, vil du ha tilgang til signerte dokumenter online i tamigo- tilgjengelig for alle parter som har blitt gitt tilgang til innsyn.
2. Frigjør tid for HR-teamet
Ifølge en studie fra Society for Human Resources Management viser det seg at 42% av ansatte innen HR sektoren opplever at tidsmangel er deres største fiende for å innfri måloppnåelser for virksomheten.
Det er ingen overraskelse i 2022. Det er fortsatt etterheng i mangel på arbeidskraft fra pandemien. HR-team over hele landet jobber hardt for å rektrutere nye medarbeidere, samtidig som det må legges til rette for å beholde eksisterende ansatte i virksomheten.
Dette blir forståelig nok en overveldende stor jobb. Hundre, hvis ikke tusenvis av dokumenter bli månedlig sendt ut. Utover det, må det meste printes, scannes, mailes, postes og følges opp av HR-teamet.
Digital signering eliminerer behovet for slikt repetitivt arbeid, og frigjør HR-teamet til å bruke tid til mer verdiskapende arbeid.
3. Sikre universell utførelse og økt sikkerhet
Digitale signaturer er like juridisk bindende som skriftlige signaturer. Det har vært sånn en stund. EU var de første til å vedta et e-signaturdirektiv i 1999, mens USA fulgte et år senere.
Når det gjelder sikkerhet, er det ingen tvil om at digitale signaturer faktisk er tryggest.
- Umulig å forfalske. Den som signerer, må bekrefte sin identitet for å kunne signere digitalt. I tamigo kan du velge hvilken verifiseringsmetode de bruker. Alternativene inkluderer BankID eller en SMS-kode.
- Revisjonsspor inkludert. Den digitale signeringsprosessen genererer en logg over hver handling. Dette lagres i Visma Addos sikre online server. Det er en fullstendig oversikt over når dokumentet ble sendt, åpnet, signert og så videre.
- Sabotasjesikkert. Når dokumentet ditt er signert, blir det automatisk "digitalt forseglet". Dette stopper dokumentet fra å bli endret på noen måte fra det tidspunktet.
4. Gjør det enklere for medarbeidere
Bekvemmelighet er et stort salgsargument for digitale signaturer.
Personalet ditt kan logge på i løpet av få minutter, signere og deretter fortsette med dagen – fra hvor som helst, på hvilken som helst enhet.
Det samme gjelder for alle du rekrutterer også.
Å kreve at nyansatte skal skrive ut, signere, skanne og deretter sende tilbake kontrakten med e-post er en klønete prosess. Spesielt hvis de ikke eier en skriver eller skanner. Eller, alternativt, be dem vente de dagene det tar posten å levere kontrakten i postboksen deres.
Digitale signaturer skaper et godt inntrykk av en moderne bedrift som prioriterer medarbeideropplevelsen.
5. Reduser miljøpåvirkningen
Bærekraft er et kjerneprinsipp for mange av våre kunder. Å redusere bruken av papir kan ha en umiddelbar innvirkning.
Det er fordi selv om papir er laget av en fornybar ressurs, er det langt fra et miljøvennlig materiale.
For det første er det treet den er laget av. Lite bærekraftig felling av trær bidrar til avskoging og ødeleggelse av leveområder i land som Brasil og Borneo.
Så er det produksjonsprosessen. Papir- og tremasseindustrien er verdens fjerde største forbruker av energi, hvorav mye kommer fra forbrenning av fossilt brensel. Papirproduksjon krever også mye vann - så mye som 20 liter for å lage ett enkelt A4-ark.
Ønsker du å starte med digital signering?
Ta kontakt med vår support. Trykk knappen under