„Warum wir uns dazu entschieden haben, tamigo in weiteren Ländern einzuführen? Weil niemand die zahlreichen Erleichterungen mehr missen möchte.“
Nach vielen erfolgreichen Jahrzehnten wagte der Modeschmuck-Gigant Bijou Brigitte den Schritt in unbekannte Gewässer und entschied sich dazu, die internen Prozesse in Deutschland von Grund auf zu erneuern.
Das Ergebnis: eine gesteigerte betriebliche Effizienz, moderne personalbezogene Prozesse sowie ein unternehmensweiter Wandel hin zu mehr Flexibilität, Agilität und Vertrauen.
Modeschmuck made in Germany
Von aktuellen Trends über zeitlose Klassiker bis hin zu echten Statement Pieces. Seit fast 60 Jahren gilt Bijou Brigitte als das Synonym für angesagten Modeschmuck und modische Accessoires.
1963 in Hamburg gegründet, etablierte sich das Unternehmen schnell als feste Größe in ganz Europa. Heute betreibt Bijou Brigitte ca. 900 Filialen – rund 400 davon allein in Deutschland.
Mit jeder neuen Filiale vergrößerte sich jedoch auch der administrative Aufwand aller Mitarbeitenden. Deswegen war es 2017 an der Zeit, den Fokus auf die Optimierung der internen Abläufe und die Verbesserung der betrieblichen Effizienz zu legen. Digitale Tools sollten fortan helfen.
Traditionsunternehmen auf Modernisierungskurs: Was musste sich ändern?
Philipp Schockenhoff wurde 2018 Teil von Bijou Brigitte. Als Teamleiter in der Personalabteilung stand die Einführung eines modernen Workforce Managements schnell auf seiner Tagesordnung. Denn die alten Prozesse hinkten – besonders in den folgenden Bereichen:
Administrativer Aufwand im großen Stil
Im Arbeitsalltag vergeudeten die Filial- und Bezirksleitungen viel Zeit mit einfachen Verwaltungstätigkeiten, wie etwa der Einsatzplanung, den Monatsabschlüssen sowie dem Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement.
Denn die entscheidenden Personen, wie beispielsweise die Bezirksleitung oder Personalabteilung hatten keinen digitalen Zugriff auf die Planungen der einzelnen Filialen.
„Alle Pläne, Stundenzettel und Urlaubsanträge wurden den Bezirksleitungen per Post zugeschickt“, erinnert sich Philipp. „Sie mussten diese dann genehmigen und zurück in die Filiale schicken. Ein unglaublich großer Aufwand.“
Auch die Stundenzettel lagen nur in Papierform vor. Am Monatsende mussten die Filialleitungen diese handschriftlich auswerten und Urlaube oder Zuschläge berechnen. Dafür blockten sie sich laut Philipp meist einen ganzen Tag.
Im Anschluss wurden die Abschlüsse zur Prüfung per Post in die Hamburger Zentrale geschickt: „Gefühlt hat der ganze Prozess das Team in der Personalabteilung eine Woche pro Monat voll beschäftigt.“
Alle Pläne, Stundenzettel und Urlaubsanträge wurden den Bezirksleitungen per Post zugeschickt.
Die Kommunikation zwischen Filialen und Zentrale
Die interne Kommunikation ist für Einzelhandelsketten ein zentraler Geschäftsfaktor. Schließlich hat sie einen entscheidenden Einfluss auf die Mitarbeitererfahrung und schlussendlich auch auf die Kundschaft.
Doch genau hier hat es bei Bijou Brigitte gehakt. Die Kommunikation lief in der Regel schleppend ab – per Brief, Rundschreiben oder auch telefonisch. Zudem sind die Informationen oft an vielen Mitarbeitenden vorbeigegangen.
Früher war alles eher in der Schwebe. Nur die Filialleitungen haben die Informationen direkt bekommen. In der Zentrale mussten wir uns darauf verlassen, dass sie diese korrekt weiter kommunizieren oder das richtige Dokument austeilen. Wirklich wissen taten wir es jedoch nie.
Sie möchten mehr über Workforce Management erfahren? In unserem Artikel „Was ist Workforce Management“ haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Die Lösung: Moderner, effizienter, einfacher
Es war also Zeit für ein neues System. Dieses sollte:
- insbesondere den Filial- und Bezirksleitungen administrative Tätigkeiten abnehmen
- das Vertrauen aller Mitarbeitenden durch mehr Transparenz stärken – vor allem in Bezug auf Urlaube und Überstunden
- die unternehmensweite Kommunikation verschlanken und Effizienz verbessern
- eine zentrale Auswertung und Steuerung ermöglichen
- den Gesetzen und Verpflichtungen zur Zeiterfassung gerecht werden
tamigo überzeugte in allen Punkten. Zusätzlich war Philipp vom Support und den Individualisierungsmöglichkeiten angetan – für ihn ein wichtiger Faktor.
„Bei tamigo gibt es viel Spielraum für individuelle Anpassungen. Das war für uns sehr wichtig, da wir hunderte Filialen in ganz Deutschland betreiben und diese zentral steuern müssen.“
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Die Ergebnisse
Seit Ende 2019 wird das Workforce Management von tamigo in den Filialen in Deutschland genutzt. Die Ergebnisse können sich sehen lassen.
Mehr Vertrauen durch transparente Kommunikation
Erinnern Sie sich noch an die komplizierten Kommunikationswege? Mit tamigo sieht das nun ganz anders aus.
Wenn heute jemand in der Zentrale anruft, können wir gemeinsam in dasselbe System schauen. Das Papier ist weg und alles läuft digital. Es gibt keine Ungereimtheiten mehr. Das sorgt für mehr Entspannung, Transparenz, Sicherheit und Vertrauen bei unseren Mitarbeitenden.
Dabei macht sich das gesteigerte Vertrauen in die Mitarbeitenden auch in anderen Bereichen bemerkbar. Beispielsweise werden die Filialmitarbeitenden mittels transparenten An- und Abwesenheitsmanagements aktiv in HR-Prozesse einbezogen.
„Dank der digitalen Prozesse und transparenten Kommunikation in tamigo, haben die Filialen deutlich mehr Freiheiten, wenn es um das Urlaubsmanagement ihrer Mitarbeitenden geht“, erzählt Philipp. „Die gesamte Planung und Verwaltung findet nun in den Filialen selbst statt – die Archivierung sowie Kontrolle erfolgt digital. Das ist deutlich schneller und transparenter für alle Beteiligten.“
Gesteigerte operative Effizienz und mehr Zeit für das, was zählt
In der Vergangenheit verbrachten die Filialleitungen viel Zeit mit der Erstellung von Monatsabschlüssen. Heute verläuft dieser Prozess deutlich schneller und effizienter.
Unsere Filialleitungen sparen mit tamigo im Monat unglaublich viel Zeit bei der Erstellung des Monatsabschlusses. Statt eines Tages brauchen sie inzwischen nur noch wenige Minuten, da der gesamte Prozess deutlich einfacher und flexibler ist.
Das hat etliche Vorteile. Beispielsweise ist es unseren Filialleitungen jetzt einfacher möglich, auch am Anfang des Monats Urlaub zu nehmen. Das ist ein wirklich großer Freiheitsgewinn.
Auch die Personalabteilung hat deutlich mehr Zeit gewonnen. Kosteten die Lohn- und Gehaltsabrechnungen dem Team zuvor eine ganze Woche pro Monat, beanspruchen sie jetzt lediglich ein paar Stunden.
„Das fühlte sich plötzlich gar nicht mehr wie eine Abrechnung an“, erinnert sich Philipp. „Meine Mitarbeitenden mussten sich erstmal daran gewöhnen, dass jetzt alles so ruhig und entspannt abläuft. Das war und ist natürlich sehr schön!“
Die Zukunft: Ausweitung auf weitere Länder
Die Einführung von tamigo trat einen Wandel im ganzen Unternehmen los.
Philipps abschließendes Fazit ist, dass „[...] keiner tamigo mehr missen möchte. Wir haben zahlreiche Vorteile in der Nutzung von tamigo.“
Und genau deswegen hat sich Bijou Brigitte dazu entschieden, die Software in weiteren europäischen Ländern einzuführen.
Möchten Sie mehr über die Vorteile einer Workforce Management Software erfahren und wissen, wie auch Sie die betriebliche Effizienz verbessern können?
Auf unsere Informationsseite zur effizienten Dienstplanung haben wir für Sie zusammengefasst, wie tamigo's Workforce Management Sie künftig unterstützen kann.