Die Pandemie hat unsere Erwartungen an Arbeitszeiten stark verändert. Im Kampf um Arbeitskräfte ist das eine einmalige Chance die Personalplanung mitarbeiterfreundlicher und zukunftsorientierter zu gestalten.
Mehr Autonomie, Mitspracherecht und Mitarbeiter Wertschätzung bei der Personalplanung sind heute die neuen Erfolgsgaranten.
Der Einzelhandel und die Great Resignation
Die Corona-Pandemie hat viele Menschen dazu motiviert, ihr Leben und ihre Arbeit zu hinterfragen. Waren unsere Aufgaben erfüllend und fühlten wir uns von unseren Arbeitgebern wertgeschätzt? Häufig lautete die Antwort: Nein.
Was daraufhin folgte, wurde gemeinhin als "Great Resignation" oder "Great Reshuffle“ bekannt. Millionen von Menschen kündigten ihren Arbeitsplatz in der Hoffnung, etwas Besseres zu finden.
Das Phänomen kam zunächst in den USA auf. Bald darauf schwappte es jedoch auch über den Atlantik. So gab es in Deutschland im dritten Quartal 2023 knapp 1,7 Millionen offene Stellen.
Häufig dreht sich die Diskussion um die Kündigungswelle und die damit einhergehenden Probleme hauptsächlich um Büroangestellte. Tatsächlich aber sind vor allem die Dienstleistungsbranchen – wie etwa der Einzelhandel oder das Gastgewerbe – am stärksten betroffen.
In Deutschland meldete fast ein Drittel der Einzelhändler im letzten Jahr einen Mangel an qualifizierten Arbeitskräften.
Work-Life-Balance und Mitarbeiter Wertschätzung
Wenn man die Gründe für die Große Resignation untersucht, werden mangelnde Work-Life-Balance und fehlende Wertschätzung immer wieder genannt. Vielleicht mehr, als es vielen Unternehmen bewusst ist.
Personio befragte Tausende von Mitarbeitenden und HRler im Vereinigten Königreich und in Irland über die Abwanderung von Angestellten. Die Mitarbeitenden selbst nannten die Work-Life-Balance als wichtigsten Beweggrund. Und die Personalabteilung? Sie antworteten mit einer eher einfachen Antwort – Gehälter.
Es besteht eine besorgniserregende Diskrepanz zwischen den Vorstellungen der Unternehmen darüber, was ihre Angestellten zur Kündigung bewegt, und der Realität der Beschäftigten. Dies suggeriert ein mangelndes Verständnis für die Probleme und Prioritäten der Arbeitskräfte von heute.
Personio
Der Einzelhandel als Gegner der Work-Life-Balance?
Der Einzelhandel hat seit langem einen schlechten Ruf, wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie geht. Da gibt es die:
- unsäglichen Arbeitszeiten
- Änderungen im Dienstplan in letzter Minute
- unglaublich schleppende Genehmigung von Urlauben
Das alles macht es vielen Menschen unmöglich, das eigene Privatleben zu organisieren. Und nach monatelangen Lockdowns waren viele Angestellte viel weniger bereit, diese veralteten Prozesse weiterhin zu akzeptieren.
Wie der Wirtschaftswissenschaftler Lawrence Katz es treffend formulierte, war Corona ein "einmaliger Moment in einer Generation, in dem es hieß: 'Nimm diesen Job und schieb ihn dir sonst wohin".
Und jetzt? So kann partizipative Dienstplanung helfen
Bei den meisten Jobs im Einzelhandel ist es nicht möglich, von zu Hause auszuarbeiten. Wie genau sieht also die Work-Life-Balance in der Branche aus?
Die partizipative Dienstplanung ist ein wichtiger Teil der Antwort. Im Gegensatz zur traditionellen "Top-down-Planung" verleiht der moderne skandinavische Ansatz den Angestellten eine aktivere Rolle bei der Personalplanung. Zudem erhalten Sie einfachere Möglichkeiten, ihre zugewiesenen Arbeitsstunden eigenständig anzupassen (Self Service).
So kann die partizipative Planung als zeitgemäßer Ableger des partizipativen Führungsstils betrachtet werden. In Skandinavien wird dieser Managementstil seit langer Zeit erfolgreich praktiziert; insbesondere in tamigo's Heimatland Dänemark.
Indem sie sich denselben kollaborativen Stil zu eigen macht, verleiht sie den Angestellten mehr Autonomie, Wertschätzung und Anerkennung. Dabei sind Teilhabe und kontrollierte Autonomie das A und O. Manager haben stets die letzte Kontrollinstanz inne. Eine echte Win-Win-Situation für alle Beteiligten.
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Flexibel planen: 3 beteiligungsorientierte Tools für Einzelhändler
Der effektivste Weg zur Umsetzung einer partizipativen und flexiblen Personalplanung ist mithilfe von digitalen Software-Lösungen.
Überraschenderweise verlassen sich jedoch selbst große Ketten noch immer auf ausgedruckte PDFs und aufwändige Spreadsheets. In einer weltweiten Umfrage unter Frontline-Mitarbeitenden fand Forrester heraus, dass das Ladenpersonal immer noch mit undurchsichtiger, papierbasierter Planung zu kämpfen hat
Nur 34 Prozent der Befragten gaben an, dass ihre Mitarbeitenden über mobile Endgeräte auf ihre Dienstpläne zugreifen können. Wenn sie also vergessen, während der Schicht den Einsatzplan einzusehen, sind sie gezwungen, dafür eine andere Methode zu.
Forrester
Cloudbasierte Workforce-Management-Lösungen beheben dieses Problem. Denn sie vereinen Personaleinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, KPI-Berichterstattung und vieles mehr an einem Ort.
Einige, wie etwa tamigo, verfügen nicht nur über eine Browser-Version, sondern zudem über eine benutzerfreundliche mobile App. Diese können sowohl Planer und Angestellte nutzen.
Diese Software-Lösungen enthalten zahlreiche fortschrittliche Funktionalitäten, die eine partizipative Dienstplangestaltung und flexible Planung ermöglichen. Hier sind einige, die unsere Einzelhandelskunden besonders schätzen.
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1. Automatisierte Erzeugung verfügbarer Schichten
Indem Sie Schichten zur Verfügung stellen, anstatt sie direkt zuzuweisen, können Ihre Mitarbeitenden genau die Arbeitszeiten auswählen, die für sie am besten geeignet sind. In tamigo erfolgt die Generierung all dieser Schichten ganz einfach auf Knopfdruck.
Dabei beginnen Sie mit der Konfiguration von Bemannungsprofilen. Diese zeigen den Verantwortlichen auf den tamigo-Planungsseiten die optimale Personalbesetzung an.
Die Bemannungsprofile basieren auf realen Daten, die Sie in tamigo importieren. Beispielsweise historische Verkaufsdaten oder KI-gestützte Prognosen von unserem Partner RELEX Solutions. Außerdem können Sie erforderliche Qualifikationen festlegen.
Ein Supermarkt könnte zum Beispiel Qualifikationen wie "Verkauf" oder "Frischetheke" festlegen. Das hilft Ihren Planungsverantwortlichen im Anschluss gewaltig bei der Personaleinsatzplanung.
Oder sie können unsere Lösung die schwere Arbeit machen lassen! Über den Button "Schichten generieren" erstellt tamigo die richtige Anzahl an Schichten pro Tag, um das Bemannungsprofil umzusetzen.
2. Das offene Schichtsystem oder auf Schichten bieten
Ihre Planer erstellen einen Dienstplan, in dem zwar alle Schichten geplant, aber (teilweise) noch nicht besetzt sind. Im Anschluss erhalten die relevanten Mitarbeitenden eine Benachrichtigung und können ihre Gebote für die präferierten Schichten abgeben. Das gelingt beispielsweise über die tamigo-App.
"Relevant" ist hier das ausschlaggebende Wort. Denn tamigo filtert automatisch alle verfügbaren Schichten, die die einzelnen Mitarbeitenden sehen können. Dies geschieht auf Grundlage der individuellen Eignung. Sollten einige Mitarbeitende die erforderliche Qualifikation für eine bestimmte Schicht nicht erfüllen, bekommen sie diese auch nicht angezeigt.
Übrigens: Sie können selbst wählen, ob die Gebote automatisch angenommen werden sollen oder Ihre Manager diese erst validieren müssen.
3. Schichten tauschen
Genau wie die Ausschreibung von Schichten schützt der Schichttausch in tamigo automatisch vor Compliance-Problemen oder Planungskonflikten. Und es ist ein unglaublich einfacher Prozess für alle Mitarbeitenden und Manager!
- Ihre Mitarbeitenden wählen in der tamigo-App die Schicht aus, in der sie nicht arbeiten können. Im Anschluss werden sie gebeten, aus einer Liste eine geeignete Vertretung auszuwählen.
- Die Anfrage für den Schichttausch wird dann an den entsprechenden Kollegen gesendet, der sie annehmen oder ablehnen kann.
- Der Vorgesetzte wird im Anschluss sofort benachrichtigt, um die Zustimmung zu erteilen. Ähnlich wie bei Schichtgeboten können Sie festlegen, dass der Tausch automatisch genehmigt wird.
Entzieht die partizipative Dienstplanung Kontrolle
Diese Befürchtung bekommen wir oft von unseren Einzelhandelskunden zu hören. Kein Wunder. Wenn eine Top-down-Planung lange Zeit die Norm war, erscheint es oft riskant, Mitarbeitende in die Planung einzubeziehen.
Wie sieht es also mit der Einhaltung des Arbeitsrechts aus? Und können Dutzende von Schichten unbesetzt bleiben?
Es ist wichtig zu betonen, dass die partizipative Planung nur innerhalb der von Ihnen eingerichteten Leitplanken möglich ist. tamigo stellt sicher, dass Schichten, die getauscht, geplant oder ausgeschrieben werden, die gesetzlichen Vorgaben nicht missachten. Auch der Dienstplan wird nicht durcheinandergebracht.
Und was die Frage der offenen Schichten angeht: Ihre Manager müssen die Pläne immer bewilligen, bevor sie diese veröffentlichen. Wenn einige Schichten noch offen sind, werden diese vor der Veröffentlichung manuell zugewiesen.
Von partizipativer Planung bis hin zu schneller interner Kommunikation – tamigo ist die bewährte Lösung für die Verwaltung von Mitarbeitenden. Mehr erfahren Sie auf unserer Informationsseite für den Einzelhandel.