C'est la période la plus merveilleuse de l'année. Des plats délicieux, des cadeaux en quantité et, pour les commerces de détail, une foule de clients qui franchissent les portes !
Les commerçants doivent répondre à cette demande avec des plannings parfaitement équilibrés. Si vos magasins sont en sous-effectif, vous risquez de ne pas atteindre vos objectifs de ventes. Mais si, au contraire, vous êtes en sureffectif, les frais salariaux commenceront à grimper.
Une application de planification des horaires peut se révéler précieuse pour trouver cet équilibre. Examinons cela de plus près.
Gestion des plannings de la saison des fêtes
Alors, concrètement, quels sont les défis de la période des fêtes pour les commerçants ? Eh bien, ils sont les mêmes que le reste de l'année, mais amplifiés de manière considérable.
- C'est plus dynamique qu'un atelier du Père Noël.
C’est une période de consommation à tout va. Bref, vous savez à quel point cette saison est importante pour le chiffre d'affaires de fin d'année. Ce n’est pas pour rien que les commerçants au Royaume-Uni appellent la période d'octobre à décembre le "trimestre d'or".
Vos magasins vont être remplis de clients qui cherchent un cadeau de dernière minute, mais aussi de ceux qui viennent récupérer leurs commandes en ligne. Vous aurez besoin de collaborateurs au niveau des caisses, pendant que d’autres s'occuperont des achats omnicanal (que ce soit l'expédition, la réception des livraisons ou l'emballage cadeau).
- Les jours fériés et les horaires d'ouverture spéciaux.
Selon l'endroit où vous vivez en Europe, votre magasin fermera peut-être partiellement ou complètement les 24, 25 et 26 décembre. Et il se peut bien qu'elle prolonge les heures d'ouverture les autres jours, ou qu'elle ouvre 24h/24 dans certains cas).
Vos plannings hebdomadaires devront être adaptés, et si votre entreprise opère à l'international, tous ces jours fériés différents devront être pris en compte.
- Le personnel souhaite davantage de congés.
Vos employés demanderont des vacances en décembre. Même s'ils ne célèbrent pas une fête en particulier, c'est toujours un moment à passer en compagnie d'amis et de famille. Vous voudrez être aussi accommodant que possible envers toutes ces demandes, tout en établissant un planning de travail.
Les avantages d'une application de planification des horaires
Dans certains cas, une application de planification des horaires est autonome. Dans d'autres, comme tamigo, c'est une version mobile de notre solution de gestion des temps et des activités (GTA).
Les deux versions partagent de nombreuses fonctionnalités, mais l'application a l'avantage d'être accessible en déplacement. Cela se traduit par plusieurs avantages en matière de planification.
Les collaborateurs obtiennent leurs horaires préférées
Aujourd’hui, les collaborateurs souhaitent plus de transparence et flexibilité en ce qui concerne leur temps de travail et leurs congés. Une application de planification des horaires peut leur donner cela, et les impliquer réellement dans le processus de planification.
Voici ce que les collaborateurs peuvent faire dans l'application tamigo :
- Échanger les horaires de travail.
Les plans changent. Soudainement, une personne ne peut pas travailler le réveillon de Noël après tout. Ils préféreraient plutôt travailler le réveillon du Nouvel An. Un échange d’horaires de travail est donc possible !
Dans l'application tamigo, la personne qui propose l'échange recherche dans le planning pour voir qui travaille le réveillon du Nouvel An. Elle envoit une demande d'échange d’horaire de travail à sa collègue. Si l’échange est accepté, leur responsable est notifié pour l'approuver ou la rejeter.
Votre entreprise peut également configurer les échanges pour qu'ils soient automatiques, sans nécessiter l'approbation finale du manager. Dans tous les cas, tamigo garantit automatiquement que les échanges sont possibles et conformes, à la fois à vos règles internes mais aussi aux lois du travail locales et aux accords collectifs.
- Demander des congés.
Organisez le calendrier de congés de votre effectif tôt. Fixez une date limite à tous pour demander des congés pendant la saison des fêtes via l'application. Les responsables auront alors une vue d'ensemble claire des absences prévues et des éventuels manques de personnel dans les semaines et les mois à venir. - Faire des offres sur des horaires disponibles.
La plupart de l'année, les responsables peuvent prendre en main les plannings. Mais pendant les fêtes, une approche différente peut être nécessaire. Même les meilleurs plannings du mois de décembre peut déclencher une série de réactions du type "mais je ne peux pas travailler ce jour-là" de la part des collaborateurs.
Au lieu de cela, les responsables peuvent rendre disponibles différents horaires de travail dans tamigo. Les employés sont notifiés et peuvent parcourir ces horaires pour voir lesquels leur conviennent le mieux.
Les responsables peuvent effectuer des changements en déplacement
La semaine réserve toujours son lot de surprises : une journée particulièrement chargée le mardi, deux collaborateurs en arrêt maladie le jeudi. Ajoutez à cela le casse-tête supplémentaire des livraisons retardées ou du faible inventaire pendant les fêtes.
Tous ces scénarios nécessitent une planification rapide et flexible.
Avec une application de planification des horaires, vous pouvez vous adapter à ce tourbillon en quelques clics sur votre smartphone. Modifiez et ajoutez des horaires de travail, approuvez les échanges d’horaires de travail, découvrez qui est disponible pour venir en renfort en cas de besoin urgent.
Peu importe les changements apportés, tout est enregistré en temps réel. Chacun au sein de l'entreprise dispose toujours du planning le plus à jour à portée de main.
Lecture complémentaire : Comment donner de meilleurs conditions et plus de flexibilité aux collaborateurs dans le retail ?
La communication est tellement plus facile
Une application de planification des horaires élimine le besoin d'envoyer des e-mails ou de passer des appels à chaque fois que le planning change. Les collaborateurs sont immédiatement notifiés via l'application. Les responsables gagnent beaucoup de temps, tandis que le personnel peut avoir confiance qu'il est tenu au courant.
tamigo sert également d'espace pour la communication interne quotidienne.
tamigo Chat, notre outil de messagerie instantanée intégré, donne aux employés la possibilité de se communiquer entre eux ou avec leur responsable. Pendant ce temps, les utilisateurs ayant les bonnes autorisations peuvent envoyer des annonces sans possibilité de réponse - à toute l'entreprise, ou seulement à des départements spécifiques ou groupes de personnel.
Les fêtes sont un enjeu sérieux pour les commerçants. Une application de planification des horaires peut aider les entreprises non seulement à faire face à la demande supplémentaire, mais aussi à prospérer positivement. Il en va de même pour les autres outils de la solution GTA tout-en-un de tamigo, du reporting KPI aux exports de paie.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page dédiée au commerce de détail ci-dessous.