Schichtplanung mit KI-Workload-Prognosen und mehr: Die Highlights 2022

2023 – Zurück in die Zukunft

Vor dem Hintergrund einer drohenden Rezession müssen sich der Einzelhandel und das Gastgewerbe nun entscheiden, wie sie künftig vorgehen möchten. Ein Blick in die nicht allzu ferne Vergangenheit, insbesondere in die Finanzkrise von 2008, könnte dabei als Wegweiser dienen.

Die Unternehmensberatung McKinsey untersuchte die Leistung der europäischen Einzelhandelsunternehmen in diesem Zeitraum. Dabei stellte sich heraus, dass diejenigen, die eine "zyklusübergreifende Denkweise" verfolgten (d. h. langfristig in den Betrieb investierten), deutlich besser abschnitten als diejenigen, die sich dafür entschieden, die Schotten dicht zu machen.

„Die widerstandsfähigen Einzelhandelsunternehmen haben sich während des Abschwungs operative und finanzielle Handlungsspielräume geschaffen. Genauer gesagt, haben sie schneller gehandelt und die Produktivität erhöht, was die Kosten senkte und gleichzeitig die Kapazität für Wachstum bewahrte.“

McKinsey & Company

Wir bei tamigo haben in diesem Jahr unser Bestes getan, um unsere Kund:innen bei diesem Ansatz zu unterstützen. Wie? Mit neuen Funktionen und Partnerschaften haben wir ihre Prozesse optimiert und neue Möglichkeiten geschaffen.

Um eine präzise und hochautomatisierte Schichtplanung mit KI (künstlicher Intelligenz). Durch diese Integration fließen die KI-gestützten Workload-Prognosen von RELEX Solutions in die Schichterstellungs-Tools von tamigo ein. Ihre Planer können so auf Knopfdruck optimale Schichten für die kommenden Wochen generieren.

Warum haben wir es entwickelt?

KI Algorithmen führen Berechnungen in einem Ausmaß und einer Geschwindigkeit durch, die für Menschen unmöglich sind. Für unsere Enterprise-Kund:innen eröffnete sich damit die Chance, die Einsatzplanung drastisch zu optimieren.

Die Wahl des Integrationspartners lag dabei auf der Hand. RELEX ist marktführend in der Supply-Chain- und Einzelhandelsplanung. Erst in diesem Jahr hat das Unternehmen aus Finnland 500 Millionen Euro an Kapital eingesammelt – die größte Finanzierungsrunde in der finnischen Geschichte.

Was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen?

• Berücksichtigen Sie unzählige Arbeitstreiber. Der Vorteil von KI im Einzelhandel ist, dass die Prognosen weit über Budgets und Umsätze hinaus gehen. Sie können Besucherzahlen, Bestandsbewegungen, Online-Kommissionierungen, das Wetter und vieles mehr einbeziehen.
• Vermeiden Sie Über- oder Unterbesetzung. Stimmen Sie den Personalbestand besser auf die künftige Nachfrage ab. Sie können Schichten für jede Aufgabe in ihrem Geschäft bis auf 15-Minuten-Intervalle planen. Außerdem können die geplanten Einsätze mit oder ohne Berücksichtigung von Qualifikationen den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt oder zugewiesen werden.
• Kombinieren Sie zwei „Best-of-Breed“-Softwarelösungen. Auf dieser soliden Grundlage können Sie mit tamigo alle nachfolgenden Workforce-Management-Prozesse (von der Zeiterfassung bis zum Datenexport für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen) mühelos durchführen.
• Binden Sie Ihre Mitarbeitenden ein. Ihre Filialangestellten profitieren von einer ausgewogeneren Arbeitsbelastung. Sie können diese über die benutzerfreundliche mobile App von tamigo verwalten und bspw. Schichten tauschen oder Urlaub beantragen.

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2. tamigo Chat

tamigo Chat ist ein Instant-Messaging-Dienst für den Einzelhandel und das Gastgewerbe. Es ist als kostenpflichtiges Add-on für die tamigo-App erhältlich.

Warum haben wir es entwickelt?

tamigo Chat erfüllt einen ganz speziellen Bedarf für Unternehmen im Einzelhandel und Gastgewerbe: die Möglichkeit eines zentralen internen Kommunikationskanals für alle Standorte.

Im Gegensatz zu anderen Instant-Messaging-Diensten unterscheidet er zwei Arten von Nachrichten. Eins-zu-eins-Chats, perfekt für Gespräche zwischen Mitarbeitenden und Managern. Und No-Reply-Unternehmensmitteilungen. Mit diesen können Admins Informationen an bestimmte Mitarbeitergruppen, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen senden.

Wir haben es im Dialog mit einem unserer größeren Einzelhandelskunden entwickelt, um sicherzustellen, dass es den Anforderungen des täglichen Betriebs entspricht.

Was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen?

• Zentralisieren Sie Arbeitsgespräche. Lassen Sie das Chaos aus E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten hinter sich. Fortan kommunizieren Ihre Mitarbeitenden ganz einfach mit ihren Kolleg:innen und Managern und erhalten die neuesten Informationen direkt von der Zentrale – alles an einem Ort.
• Fördern Sie die Work-Life-Balance. Wenn Mitarbeitende miteinander sprechen möchten (z. B. über einen Schichttausch), müssen sie nun keine Nummern oder persönlichen Social-Media-Profile mehr austauschen. Alle Kolleg:innen sind ganz einfach über tamigo erreichbar.
• Verbessern Sie die Unternehmenssicherheit. Indem Sie die interne Kommunikation in einer einzigen DSGVO-konformen Lösung bündeln, minimieren Sie die Anfälligkeit für Hacks oder Rechtsverletzungen.

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Wir haben Geofencing als Option für unsere mobile Zeiterfassung tamigo Touch entwickelt.

Mit der Geofencing-Funktion legen Sie einen geografischen Bereich fest, in denen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten erfassen können. Das heißt, wenn diese Option in tamigo aktiviert ist, können Mitarbeitenden ausschließlich in einer bestimmten Entfernung von ihrem Arbeitsplatz über Touch ein- und ausstempeln.

Warum haben wir es entwickelt?

Arbeitszeiterfassung ist seit diesem Jahr Pflicht für alle Unternehmen in Deutschland. Dabei müssen die gesamten Arbeitszeiten aller Angestellten "objektiv, zuverlässig und zugänglich" erfasst werden.

Zeiterfassungssysteme auf Smartphones sind die naheliegende Lösung für diese Aufgabe. Allerdings bergen auch sie ein Problem. Und zwar die Gefahr, dass Mitarbeitenden jederzeit und überall ein- und ausstempeln – auch wenn sie nicht am Arbeitsplatz sind.

Mit Geofencing wird das Risiko solcher "Falschanmeldungen" eliminiert. So wird tamigo Touch im Wesentlichen zu einer lokalen Stechuhr. Jedoch ohne die nervigen Einrichtungs- und Wartungskosten.

Was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen?

• Schutz vor Arbeitszeitbetrug. Ihr Unternehmen kann sich darauf verlassen, dass die Anmeldung stets zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort erfolgt.
• Präzise Zeiterfassung an mehreren Standorten. Haben Sie Mitarbeitende, die unter der Woche an verschiedenen Standorten arbeiten? Stellen Sie sicher, dass ihre Stunden auf standardisierte und zuverlässige Weise erfasst werden.

Erfahren Sie mehr: Verfolgen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden genauer mit Geofencing

Unsere User können in tamigo schon seit Langem auf verfügbare Schichten bieten. Jetzt können sie ihrem Gebot zusätzlich einen Stundenlohn hinzufügen, sodass die Planer die aufkommenden Kosten für die angebotenen Stunden einsehen können.

Warum haben wir es entwickelt?

Die Funktion wurde in erster Linie für unsere Kund:innen im Gesundheitswesen entwickelt. Sie ist jedoch auch für den Einzelhandel und das Gastgewerbe vielversprechend. Insbesondere im Hinblick auf Consultants oder Aushilfskräfte.

Pflegekräfte werden oft gebeten, außerhalb ihrer regulären Arbeitszeiten zusätzliche Dienste zu übernehmen (z. B. für einen speziellen Hausbesuch). Traditionell müssen sich die Personalplaner telefonisch nach bei allen nach den jeweiligen Konditionen erkundigen. Mit dieser neuen Funktion ist das nun Vergangenheit. Denn die Stunden können fortan einfach zur Verfügung gestellt und die Pflegekräfte aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben.

Sobald alle Angebote vorliegen, haben die Personalverantwortlichen den vollen Überblick. So können sie ganz einfach die kostengünstigste Wahl treffen.

Was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen?

• Modernisieren Sie die Zuweisung von Diensten. Preise auf Schichtgebote funktionieren sowohl auf unserer Web- als auch mobilen Version. Besonders für Beschäftigte, die viel unterwegs sind, ist dies von Vorteil.
• Integrieren Sie Gebote in HR-Workflows. Genehmigte Gebote werden nahtlos in Ihre Zeit- und Anwesenheitsberichte sowie Gehaltsexporte in tamigo übernommen.

Mit Single Sign-On (SSO) können Sie sich mit einheitlichen Anmeldedaten bei verschiedenen Webseiten oder Apps anmelden. Dies bedeutet, dass sich Ihre Mitarbeitenden ab sofort auch bei tamigo einfach mit ihrem Unternehmenskonto anmelden können.

Warum haben wir es entwickelt?

Unsere Enterprise-Kunden setzen Dutzende verschiedener Software-Lösungen ein. SSO bündelt die unzähligen Log-in-Daten an einem Ort. So können Sie ganz einfach sicherstellen, dass die Anmeldedaten aller Mitarbeitenden durch Ihren vertrauenswürdigen Verwaltungsdienst (z. B. Azure AD) abgesichert sind.

Was sind die Vorteile für Ihr Unternehmen?

• Steigern Sie die Sicherheit. Verwalten Sie die Kennwortprotokolle Ihres Unternehmens in einem einzigen System statt in mehreren. Ferner verringern Sie die Belastung Ihres IT-Teams beim Löschen oder Erstellen von Konten für neue oder ehemalige Mitarbeitende.
• Aktivieren Sie SSO und normale Log-ins für verschiedene Rollen. Sie können beispielsweise festlegen, dass reguläre Angestellte über SSO auf tamigo zugreifen, während Consultants oder Aushilfskräfte (die kein Unternehmenskonto besitzen) sich mit einem herkömmlichen Benutzernamen und Passwort anmelden.
• Reduzieren Sie die Passwort-Müdigkeit. Reduzieren Sie die Anzahl der Passwörter, die sich Ihre Mitarbeitenden merken müssen. Verschlanken Sie ihre alltägliche Arbeit und verringern Sie gleichzeitig das Risiko von Hacks oder Phishing-Versuchen.